Tampilkan postingan dengan label Microsoft Access. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Microsoft Access. Tampilkan semua postingan

Dr Access - Solusi Mengatasi Problem dan Kesulitan Access


Bagi rekan-rekan pengguna MS Access, jika menghadapi kesulitan atau problem, sekarang bisa memanfaatkan layanan "Dokter Access", GRATIS!

Caranya, kirim case yang anda hadapi, usahakan jelas (clear), maka para "master" akan berusaha membahas dan membantu. Selain itu, karena case anda akan ditayangkan di situs, maka rekan lain juga bisa memberikan alternatif solusi, atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan seputar case yang dibahas.

Silahkan buka situsnya http://DrAccess.RumahAccess.com

Yuk dimanfaatkan!

Oh ya, jangan lupa mendukung kami supaya tetap semangat dan eksis untuk komunitas, dengan cara memberi KOMENTAR berupa kritik, saran, masukan, ataupun pertanyaan di kolom Komentar di bawah ini. Terima kasih.

MENGAPA HARUS ACCESS?


Oleh: Haer Talib (www.HaerTalib.com)

Ada yang bertanya, "kenapa sih (hanya) menggunakan Access?" Saya balik bertanya, "emang apa yang lain?"

Bagi sebagian orang, saya mungkin dikenal "Access banget". Apa-apa Access. Sebentar-sebentar Access. Tulisan-tulisan saya (artikel) banyak tentang Access. Buku-buku saya sebagian besar juga Access. Program-program aplikasi yang saya buat (hampir) semuanya menggunakan Access. Sampai-sampai Microsoft menganugerahi saya Access MVP award sebanyak 9 kali berturut-turut.

Ada teman yang berseloroh: "Access tiada matinya!" hehehe.

Sekadar Referensi:



Microsoft Access


Mungkin ada yang bertanya: "Access itu apa sih?"
Access, atau MS Access, atau Microsoft Access, adalah software untuk menyimpan dan mengelola data(base). Jika anda mengenal MS Excel (piranti pengelola angka/worksheet), maka MS Access adalah piranti pengelola data/database. Saat ini, katakanlah skupnya Indonesia, apakah ada software pengolah data selain Access yang anda kenal?


Alternatif MS Access


Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Hingga saat ini saya masih yakin tidak ada software *pengelola* database se-convenient MS Access yang tersedia di 'pasaran'.

Saya kasih remark pada kata *pengelola* agar tidak salah faham, karena kalau disebut *software database* maka akan meliputi juga mesin database seperti SQL Server, MySQL, Oracle, dan yang semacam itu.

Saya memang menganggap MS Access itu tool atau software untuk mengelola database, karena databasenya sendiri tidak harus menggunakan MS Access, tetapi bisa saja menggunakan mesin database yang saya sebutkan di atas.

Kelebihan MS Access, adalah ada 3 in 1, yaitu:
  1. Bisa sebagai mesin database, jadi kita bisa membuat database dan menyimpan data hanya pada MS Access.
  2. Bisa sebagai pengelola database, tidak masalah databasenya darimana asal kita bisa terkoneksi dengan sumbernya maka kita bisa mengakses dan mengelolanya.
  3. Bisa digunakan untuk membuat program aplikasi yang akan mengotomatiskan sebagian pekerjaan mengelola database, atau membuat system yang akan mengatur pekerjaan.
Kelebihan yang lain terkait dengan kemudahan pemakaian, namun hal ini bagi pengguna tool non MS Access tentu akan merasa lebih mudah menggunakan tool kebiasannya sendiri.

Untuk memperkuat keyakinan, saya melakukan penelusuran (searching/browsing) via Google, dan mendapatkan beberapa software yang diandalkan dapat menjadi substitute MS Access. Berikut ini yang menurut saya cukup bagus, jadi saya pilih untuk dicantumkan:
Masih ada beberapa nama yang lain namun setelah saya baca keterangan dan reviewnya, saya anggap kurang pas dibandingkan langsung dengan MS Access (lebih ke arah aplikasi front-end).

Dari 5 nama yang saya daftar di atas, saya mencoba mengurutkan berdasarkan kedekatannya dengan kemampuan MS Access, namun kesimpulan saya semuanya masih cukup jauh untuk menggantikan MS Access. Jadi, saya tetap memilih MS Access!

Berikut ini beberapa artikel yang saya pilih sebagai komplemen tulisan saya ini, yang saya anggap cukup serius dan logis di dalam membuat review:

Bagi pecinta MS Access, saya ucapkan selamat. Anda tidak salah pilih :)

Mengelola Database MySQL Dengan MS Access

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Kemarin, sempat ada diskusi yang menarik di antara Access Master via WA Group. Topiknya tentang pengelolaan database MySQL. Menurut saya, MS Access masih merupakan tool yang lebih baik dan lebih mudah digunakan dibandingkan tool lain yang tersedia, misalnya Navicat (download di https://www.navicat.com/download/support-download?product=navicat_premium_en_x64.exe).

Berikut ini perbandingan sekilas tampilan Navicat dan MS Access ketika mengakses data yang sama.

Mengelola database MySQL dengan Navicat

Mengelola database MySQL dengan MS Access

Baik Navicat maupun MS Access adalah software yang berbayar, tetapi jika anda sudah pernah menggunakan MS Access, maka anda tentu tahu bahwa dengan software ini kita menjadi SANGAT leluasa dalam mengelola dan mengolah data, termasuk membuat aplikasi!

Data yang saya tampilkan di atas berasal dari server MySQL di Internet (hosting), sementara Navicat dan MS Access berjalan di local computer. Cara koneksinya juga hampir sama.

Berikut ini saya tunjukkan cara membuat koneksi MS Access ke MySQL di Internet.

Persyaratan:

  1. Anda harus mempunyai database dulu di tempat hosting (tentunya). Untuk ini anda harus berlangganan paket hosting yang bisa direct database access (minta ke hosting providernya).
  2. Buat database dan table. Umumnya database bisa dibuat melalui cpanel, sedangkan table dibuat menggunakan tool (biasanya pakai PhpMyAdmin yang gratis disediakan hosting provider).
  3. Install ODBC Connector ke MySQL (bisa download di sini: https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/).

Cara membuat koneksi di MS Access:

  1. Jalankam MS Access (kalau nggak punya, bisa download di RumahAccess.com page Download).
  2. Buat sebuah Blank Desktop Database.
  3. Klik menu External Data, klik "ODBC Database" (lihat gambar-gambar di bawah).
  4. Pilih opsi "Link to the data source..." agar data selalu "Live" sesuai dengan data di server. Klik "OK".
  5. Muncul kotak dialog "Select Data Source". Saat ini klik tab "Machine Data Source" saja, lalu klik tombol "New..."
  6. Pada kotak dialog "Create New Data Source", klik "Next" lalu pilih driver "MySQL ODBC..."
    Klik "Next".
  7. Klik "Finish".
  8. Pada Data Source Configuration, isi parameter yang diperlukan untuk koneksi, yaitu:
    "Data Source Name" (nama pengenal untuk koneksi yang sedang anda buat, agar bisa dipakai lagi kemudian).
    "TCP/IP Server" (bisa memasukkan alamat IP server/situs anda atau nama domain).
    "User" (username untuk login ke database).
    "Password" (password untuk login ke database).
    "Database" (nama database yang akan diakses).
  9. Klik tombol "Test" untuk menguji apakah parameter yang anda masukkan sudah benar. Jika berhasil melakukan koneksi, klik "OK".
  10. Pada kotak dialog "Select Data Source" tadi telah tercipta sebuah koneksi yang bisa anda gunakan lagi jika perlu. Klik "OK".
  11. Tunggu sesaat sehingga muncul kotak "Link Tables".
  12. Pilih table-table dari database yang ingin anda masukkan ke dalam file Access. Klik opsi "Save Password" agar anda tidak perlu memasukkan password setiap kali ingin mengakses table.
    Klik "OK".
  13. Klik "Save Password" pada pertanyaan konfirmasi yang muncul.
    Save password ini perlu diaktifkan agar kita tidak repot memasukkan password ketika mengakses table, namun ada 'bahaya' nya karena password disimpan dalam file Access yang bisa dibuka oleh orang yang mengerti. Jadi pastikan file Access anda tidak diberikan ke orang yang tidak berhak.
  14. Sekarang anda sudah bisa menggunakan table sebagaimana biasa pada MS Access!


Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

 Membuat Koneksi MySQL dengan MS Access 
Gambar 4

Gambar 5

Enjoy MS Access!

SOLUSI MS ACCESS LEBIH CEPAT DAN PRAKTIS

Oleh: Haer Talib

Solusi MS Access dalam pembuatan aplikasi database lebih murah, cepat, praktis, dan bisa diimplementasikan dengan segera untuk memenuhi kebutuhan anda sekarang. Di zaman yang sangat cepat berubah ini, untuk apa anda mencari solusi yang sempurna, karena nanti akan berubah juga.

MS Access
Banyak orang masih menyangsikan kemampuan MS Access untuk solusi databasenya. Hal ini mungkin karena mendengar perbandingan kemampuan MS Access dengan sistem database yang lain seperti MS SQL Server, MySQL, dan Oracle. MS Access juga dikategorikan sebagai sistem database desktop, yang sederhana dan hanya mampu menangani database skala kecil. Selain itu MS Access dianggap rentan terhadap kerusakan, rendah keamanan, dan lambat.

Database Server
Sebenarnya semua anggapan itu hampir benar. Hanya saja, membandingkan MS Access dengan sistem database seperti MS SQL Server, MySQL, atau Oracle adalah seperti membandingkan kemampuan dump truck dengan mobil pickup. Jelas saja kemampuan dump truck lebih besar. MS SQL Server, MySQL, Oracle adalah sistem database server untuk kelas enterprise. Kemampuannya sangat besar dibandingkan dengan MS Access. Namun, apakah anda memerlukan kemampuan yang besar tersebut?

MENYIMPAN DATA SECARA DATABASE

Oleh: Haer Talib

Setiap orang tentu ingin menyimpan data, apalagi kita yang bekerja di bidang administrasi perkantoran. Data bisa berupa daftar nama pelanggan atau nama kontak supplier. Mudahnya, kita menyimpan data di buku catatan, atau sekarang di HP. Namun jika data sudah mulai banyak, kita lalu menyimpannya dalam file komputer. Umumnya, kita menyimpan data pada worksheet seperti Excel.

KESULITAN JIKA DATA DISIMPAN DI EXCEL

Confused userSejalan dengan makin banyaknya data, dan kekhawatiran akan kehilangan data, kita lalu menyimpan data di beberapa worksheet, lalu di beberapa file. Pada akhirnya, kita lalu bingung, data yang paling update terdapat pada file yang mana?

Jika data yang disimpan berupa data transaksi, misalnya surat jalan (delivery note), maka jumlah worksheet akan semakin banyak, lalu jumlah file pun akan semakin banyak. Kesulitan akan mulai dirasakan ketika kita perlu membuat rekapitulasi, membuat summary, atau laporan lainnya untuk manajemen. Kesulitan akan meningkat jika perlu membuat rekonsiliasi, menghitung jumlah pengiriman dibandingkan dengan jumlah pesanan agar diketahui jumlah yang masih outstanding, atau jumlah yang sudah ditagihkan dan yang belum ditagihkan. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk membuat laporan-laporan semacam itu? Jika pekerjaan membuat laporan itu rutin anda lakukan, anda tentu sudah tahu harus mengerjakannya mulai tanggal berapa dan selesai tanggal berapa. Nah, bagaimana kalau pada tanggal-tanggal tersebut ternyata hari libur? Atau, anda ada keperluan sehingga harus izin tidak masuk kantor?

MS Access sebagai Database Tool


Oleh: Haer Talib

Dari pengalaman saya memberikan training database / MS Access, kebanyakan peserta sudah menyadari pentingnya mengelola data secara database, dan telah merasakan susahnya mengelola data menggunakan spreadsheet (MS Excel). Peserta ingin migrasi ke program database.

Alat untuk Mengelola Database

Tentu saja keinginan ini sudah tepat. Ibaratnya, memang tidak bisa menggunakan sebuah "pisau" untuk semua urusan. Kalau mau membuat lembaran kerja (worksheet), maka "pisau" nya adalah program spreadsheet seperti MS Excel. Kalau ingin menyimpan dan mengelola data, ya "pisau" nya program database seperti MS Access.

Kendala yang dihadapi hanyalah 'sedikit' kurang paham tentang "database" dan bagaimana menggunakan MS Access untuk mengelola database. Dicoba dengan belajar sendiri --baik secara otodidak atau dari teman-- masih kurang paham. Searching di Internet, ketemulah RumahAccess.com

'Database Operator' atau 'Database User'?

Umumnya peserta training adalah orang yang intelek sehingga bisa menemukan RumahAccess dan memilih untuk mengikuti training --dan jelas mau berkorban mengeluarkan biaya untuk mencapai tujuannya (belajar database dan agar bisa menggunakan MS Access). Di dalam kelas training, saya kemudian bisa menilai siapa yang akan mampu mengelola database sendiri dan siapa yang akhirnya harus memutuskan untuk meminta orang lain untuk melakukannya. Kedua tipe ini sama-sama penting, karena dengan pemahaman yang cukup tentang database, kita bisa mengambil posisi sebagai 'operator' ataukah 'user'. Posisi sebagai 'user' pun penting karena jadinya mengetahui seperti apa database itu dan bagaimana memanfaatkannya. User bisa menyuruh atau meminta orang lain untuk melakukan pengelolaan data dan pengolahan informasi yang tepat.

Lalu bagaimana dengan peserta yang ternyata mampu menjadi 'operator' alias pelaksana pembuatan database dan pengelolaan data? Dengan pemahaman database yang benar dan kemampuan menggunakan program database untuk mengelola data, peserta tersebut mulai bisa memigrasikan datanya dari program spreadsheet ke dalam sistem database, dan menikmati kemudahan pengelolaan data dengan "pisau" yang tepat.

Manfaat Menggunakan Database

Manfaat (benefit) yang mungkin bisa langsung dirasakan oleh mereka yang menyimpan dan mengelola data secara database adalah, antara lain:
  1. Data bisa disimpan di tempat yang satu (database) sehingga tidak perlu lagi menyimpan di berbagai file yang akhirnya akan membingungkan --file yang mana, dan yang terupdated yang mana?
  2. Data bisa disimpan dengan cara yang efisien, karena data tidak disimpan bersama format dan hasil hitungannya seperti pada program spreadsheet.
  3. Data lebih mudah dipilah dan dipilih, karena disimpan secara terstruktur.
  4. Kolaborasi dengan pemilik/pengelola data lain lebih dimungkinkan karena umumnya sistem database mendukung multiuser.
  5. Bisa mengembangkan aplikasi untuk memudahkan atau mengotomatiskan sebagian pekerjaan pengelolaan data dan pengolahan informasi.

Mengapa pakai MS Access?

Saat ini hampir bisa dibilang tidak ada lagi program untuk mengelola database, seperti yang bisa dilakukan dengan MS Access. Mudah dan praktis.

Selain bisa membuat database Access sendiri, kita bisa juga mengelola data dari sistem database lain (seperti MS SQL Server, Oracle, MySQL) dengan Access.
Kita juga bisa membuat aplikasi database (program aplikasi) dengan MS Access.
Jadi, dengan menggunakan MS Access, kita bisa membuat database, mengelola data, dan mengolah informasi berdasarkan data dalam database.

Sebagai perbandingan, sebut saja VB (Visual Basic) atau VB.NET. VB/NET bisa digunakan untuk membuat aplikasi database, namun menggunakan sistem database pihak lain, misalnya Access, SQL Server, MySQL. Kita harus membuat program aplikasinya terlebih dahulu dengan VB/NET untuk mengelola database. Hal yang sama juga berlaku pada tool pemrograman yang lain.

Untuk membuat dan mengelola database SQL Server, misalnya, tersedia tool yang bernama Management Studio. Namun pemakaian tool ini masih kurang mudah dibandingkan dengan Access. Demikian juga tools yang tersedia untuk MySQL, masih lebih mudah menggunakan Access untuk mengelola datanya.

Contoh Aplikasi MS Access

Jika ingin melihat contoh program aplikasi yang dibuat dengan MS Access, cobalah klik menu "Download" di bagian atas situs RumahAccess.com. Anda bisa mendownload dan mencoba program aplikasi tersebut untuk melihat kemampuannya.

Di dalam kelas training, saya juga menunjukkan bagaimana sistem aplikasi yang saya buat dan diimplementasikan di perusahaan-perusahaan dan instansi pemerintah. Sistem aplikasi ini tidak dapat disediakan untuk download karena menggunakan sistem database lain (bukan database Access) dan harus dipasang dengan cara yang khsusus --di samping 'cukup besar' dan kompleks. Ada juga aplikasi MS Access yang databasenya berada di Internet dan menjadi bagian dari sebuah website e-commerce. Datanya dikelola secara langsung dengan MS Access.

Dari pengalaman saya, MS Access benar-benar bisa menjadi tool yang mudah dan enak digunakan untuk membuat dan mengelola database, serta membuat program aplikasi yang bahkan didistribusikan secara shareware.

Mau coba?


***

MENGAPA PERLU MEMBUAT PROGRAM APLIKASI

Oleh: Haer Talib

Beberapa kali terakhir ini saya selalu menuliskan "filsafat" tentang database dan pemakaian software Microsoft Access sebagai tool yang mudah untuk mengelola dan mengolah database.
Saya tidak membahas teknis pembuatan aplikasi dulu, karena yang lebih penting adalah pemahaman tentang keperluan mengelola (termasuk menyimpan) data ke dalam sistem database dan mengolahnya dengan tool database.

Penyimpanan Data Pada Program Spreadsheet

Dari pengalaman saya selama ini, umumnya "staf" menyimpan dan mengelola datanya menggunakan Microsoft Excel (atau dulu dengan Lotus 123 dan SuperCalc). Penggunakan program spreadsheet untuk menyimpan dan mengolah data memang cukup sederhana, cepat, dan "nggak pakai ribet".
Saya kadang-kadang kagum pada mereka yang demikian rapi menyimpan data dengan Excel. Bahkan, dengan kemampuan pivot di Excel sekarang, mereka mampu bekerja dengan cepat membuat rekapitulasi, summary, bahkan analisis data. Hebat!

BAGAIMANA MENGGUNAKAN ACCESS?

Oleh: Haer Talib

Saya memberikan training database menggunakan MS Access sudah lebih dari 10 tahun. Materi yang paling banyak diminati adalah "MS Access - Basic" dan "MS Access - Programming". Peserta berasal dari berbagai 'kalangan', namun paling banyak adalah "karyawan", baik yang mengikuti training atas inisiatif dan biaya sendiri maupun yang bersama rombongan dan dibiayai oleh kantor. Jumlah 'murid' saya kayaknya sudah lebih dari 200 orang, dari seluruh Indonesia.

Salah satu kesimpulan yang saya peroleh dari peserta adalah: sekitar 50% belum menggunakan Access karena belum tahu caranya.

Semua peserta tentu sudah tahu tentang MS Access, yaitu sebuah software untuk database (makanya ikut training :)). Tetapi bagaimana menggunakannya?


Mengapa Menggunakan Access

Oleh: Haer Talib

Pertanyaan klasik (karena sudah lama juga ditanyakan): "mengapa menggunakan Microsoft Access?"

Berbagai versi memang pertanyaan tersebut. Ketika saya sedang menghandle sebuah event untuk komunitas Microsoft Access di kantor Microsoft Indonesia, seorang staf di situ menyatakan dengan agak heran ke saya: "saya nggak tahu kalau Microsoft Access masih dipakai..."

Lah... :)

Ketika saya bertemu dengan seorang senior yang pakar database macem-macem (gelar MSC/Microsoft Certified-nya banyak), secara pelan dia berpesan kepada saya: "jangan pakai Access lah..."

Lho, kenapa?

Jumlah maksimum data dalam list combo box

Yes, there is a limit of 64k records in a listbox or combobox (65535 plus one row for the column headers).

Renungan Akhir Tahun 2015

Oleh: Haer Talib, Microsoft Access Developer


Banyaknya hari libur di akhir tahun 2015 memberi saya kesempatan menuliskan renungan ini untuk teman-teman pemakai MS Access.

Belakangan ini, gelombang aplikasi berbasis smart phone melanda kita begitu gencarnya, membuat banyak orang “lupa” dengan database. Apalagi menggunakan MS Access sebagai pengelola database :)

Kesan bahwa semua sudah serba online, simple, mudah, dan gratis semakin terasa. Apa-apa bisa di Internet. Apa-apa sudah ada yang provide, dan gratis lagi! Tinggal konek Internet saja. Apalagi koneksi ke Internet juga semakin mudah dengan adanya teknologi komunikasi data yang super cepat seperti 4G LTE yang semakin ramai digunakan.

Lalu mengapa masih menggunakan Microsoft Access?

Real pekerjaan tentu tidaklah seperti menggunakan aplikasi di smart phone. Akses database yang canggih seperti yang digunakan pada aplikasi-aplikasi tersebut tidaklah sederhana seperti tampaknya, dibutuhkan kerja teknologi terkini dan kepiawaian developernya dalam membuat aplikasi. Para pemainnya profesional kelas dunia, dan systemnya dibuat untuk melayani pengguna sedunia. Jadi memang aplikasinya tidak main-main.

Bagaimana dengan penyimpanan dan pengelolaan database kita sendiri?

Di sinilah kita masih dihadapkan pada kenyataan atau realita yang masih sederhana. Kita masih perlu mengelola sendiri data kita di dalam sistem database, dan apa lagi tool-nya sekarang selain Microsoft Access?


Banyak teman atau klien yang mengharapkan sesuatu yang “canggih” (modern/terkini) namun mudah dan sederhana, tersedia dimana-mana (available everywhere), dan kalau bisa gratis atau dengan biaya minimum. “Hadeuh, ini permintaannya innocent banget yah,” bathin saya. Tetapi tentu mereka tidak bisa disalahkan karena setiap hari mereka bisa mencari dan mendownload aplikasi seperti itu di smart phone.

Butuh perjuangan untuk memberi pengertian tentang bagaimana cara kerja teknologi itu sebenarnya, sehingga sesuatu yang mudah dan sederhana bagi users, itu berarti sesuatu yang rumit bagi developernya.

Kalau saya, lebih mudahnya adalah menunjukkan kepada mereka aplikasi yang kami buat, yang berbasis Web dan bisa diakses menggunakan smart phone. Saya kemudian menjelaskan bahwa databasenya memang di taruh di Web (alias Internet). Database tersebut tentu bisa diakses atau available kapan saja dan dimana saja. Nah, untuk mengelola database tersebut saya menggunakan Microsoft Access.

Bisa?

Ya iyalah…. Asalkan database tersebut bisa diakses (kita mendapat hak untuk mengaksesnya dan ada jalurnya) ya kita bisa mengelolanya dengan Microsoft Access. Sekarang, apa coba tool lain yang bisa kita gunakan semudah Microsoft Access?

Dengan Microsoft Access, kita bisa mengelola database apa saja (termasuk SQL Server, MySQL, dan Oracle), baik yang berada pada jaringan lokal (LAN) maupun yang ada di Internet.

Saya membandingkan cara mengakses/mengelola database dengan Microsoft Access dan SQL Server Management Studio, ya menang Access lah. Saya membandingkan cara menggunakan Access dengan phpMyAdmin untuk mengakses database MySQL, juga dengan tools lain seperti MySQL Workbench, SQL Yog, dan Navicat, ya masih menang Access lah.

Satu-satunya kelemahan Access dalam hal ini adalah kita harus menggunakan Laptop berbasis Windows! (Tapi rata-rata kita punya laptop berbasis Windows, kan?)

Jadi, saya tetap membuat aplikasi menggunakan Microsoft Access. Jika user tidak punya Microsoft Access, saya tinggal memintanya mendownload Microsoft Access versi Run Time di RumahAccess.com. Free. Gratis dan legal.

Dengan demikian, seperti apa bisnis rule atau sispro yang harus diimplementasikan, tetap lebih mudah menggunakan Access. Jika kemudian ada kebutuhan untuk mengakses database via Web browser, tinggal buatin module yang “terpaksa” itu dengan PHP. Kenyataannya, tidak banyak web based module yang perlu dibuat.

So, di akhir tahun 2015 ini, dan mungkin di tahun-tahun mendatang pun, Microsoft Access masih tetap berjaya! Don’t go anywhere