MENYIMPAN DATA SECARA DATABASE

Oleh: Haer Talib

Setiap orang tentu ingin menyimpan data, apalagi kita yang bekerja di bidang administrasi perkantoran. Data bisa berupa daftar nama pelanggan atau nama kontak supplier. Mudahnya, kita menyimpan data di buku catatan, atau sekarang di HP. Namun jika data sudah mulai banyak, kita lalu menyimpannya dalam file komputer. Umumnya, kita menyimpan data pada worksheet seperti Excel.

KESULITAN JIKA DATA DISIMPAN DI EXCEL

Sejalan dengan makin banyaknya data, dan kekhawatiran akan kehilangan data, kita lalu menyimpan data di beberapa worksheet, lalu di beberapa file. Pada akhirnya, kita lalu bingung, data yang paling update terdapat pada file yang mana?

Jika data yang disimpan berupa data transaksi, misalnya surat jalan (delivery note), maka jumlah worksheet akan semakin banyak, lalu jumlah file pun akan semakin banyak. Kesulitan akan mulai dirasakan ketika kita perlu membuat rekapitulasi, membuat summary, atau laporan lainnya untuk manajemen. Kesulitan akan meningkat jika perlu membuat rekonsiliasi, menghitung jumlah pengiriman dibandingkan dengan jumlah pesanan agar diketahui jumlah yang masih outstanding, atau jumlah yang sudah ditagihkan dan yang belum ditagihkan. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk membuat laporan-laporan semacam itu? Jika pekerjaan membuat laporan itu rutin anda lakukan, anda tentu sudah tahu harus mengerjakannya mulai tanggal berapa dan selesai tanggal berapa. Nah, bagaimana kalau pada tanggal-tanggal tersebut ternyata hari libur? Atau, anda ada keperluan sehingga harus izin tidak masuk kantor?

SIMPAN DATA ITU DI DATABASE

Kesulitan atau kerepotan di dalam penyimpanan data bisa diatasi jika anda menyimpannya dalam bentuk database. Toh teknologi database ini sudah lama ditemukan dan digunakan orang. Mengapa anda belum neggunakannya? Karena merasa lebih mudah menyimpan data dalam worksheet? Sebenarnya, penyimpanan dalam database lebih mudah. Hanya saja, anda kurang bisa atau tidak tahu caranya.

GUNAKAN MS ACCESS

Jika anda ingin menyimpan data dalam database secara mudah, gunakan saja MS Access. Toh di komputer anda kemungkinan besar juga sudah ada software aplikasi database dari Microsoft tersebut.

MS Access mudah dipelajari. Instan kok. Anda bisa menemukan banyak tutorial dan bahan belajarnya di Internet. Jika anda bingung harus mulai darimana, maka anda bisa mengikuti program training, misalnya yang diadakan RumahAccess.com. Hanya butuh waktu sehari untuk belajar dasar-dasarnya, paling tidak step-step awal yang bisa anda lakukan untuk memulai.

MANFAAT MENYIMPAN DATA DALAM DATABASE

Jika data sudah disimpan dalam database, maka pekerjaan membuat rekapitulasi, membandingkan, atau membuat summary, menjadi mudah. Pekerjaan ini pun bisa dilakukan secara otomatis, dan petugas hanya perlu mengklik sebuah tombol untuk mencetak laporan. Lebih dari itu, jika data sudah berada dalam database, maka informasi level stock sudah mencapai minimum juga bisa dihasilkan secara otomatis atau dikirimkan langsung ke person yang bertugas melalui email atau SMS. Menarik, bukan?

So, mulailah menyimpan data ke dalam database.

SIMPAN DATA ANDA SENDIRI

"Ah, bukan tugas saya untuk membuat database. Saya bukan orang IT, dan saya tidak punya waktu untuk mempelajari database sendiri."

Jika anda menunggu orang IT yang akan membuatkan database, maka anda harus mengajukan request ke departemen IT. Asal tahu saja, tidak semua orang IT juga bisa membuat database lho! Jadi permintaan anda mungkin akan diteruskan ke luar, ke vendor. Vendor juga akan meminta 'user requirement' agar bisa membuatkan database atau aplikasinya sesuai permintaan anda, jadi tetap anda perlu memikirkan juga tentang database tersebut.

"Kenapa menjadi rumit?"

Yang mudah dan praktis adalah membuat database anda sendiri. Toolnya sudah ada, yaitu MS Access. Atau anda ingin mencari tool yang lain? Cobalah searching di Internet, namun bersiaplah juga untuk menghadapi kerumitan lainnya :) Bukannya saya mengancam atau menakut-nakuti. Tetapi coba saja, jangan langsung percaya kepada saya.

APA YANG HARUS ANDA LAKUKAN

"Well, saya percaya saja deh, daripada rumit. Lalu apa yang harus saya lakukan sekarang?"

Untuk saat ini, coba mulai dengan artikel: "Mulai Belajar MS Access" di RumahAccess.com. Sekadar info saja, RumahAccess (Access Home) adalah portalnya MS Access di Indonesia. Jangan hanya baca di HP ya, karena banyak informasi lain yang tidak konvenien jika ditampilkan di HP. See you there!