MENGAPA PERLU MEMBUAT PROGRAM APLIKASI

Oleh: Haer Talib

Beberapa kali terakhir ini saya selalu menuliskan "filsafat" tentang database dan pemakaian software Microsoft Access sebagai tool yang mudah untuk mengelola dan mengolah database.
Saya tidak membahas teknis pembuatan aplikasi dulu, karena yang lebih penting adalah pemahaman tentang keperluan mengelola (termasuk menyimpan) data ke dalam sistem database dan mengolahnya dengan tool database.

Penyimpanan Data Pada Program Spreadsheet

Dari pengalaman saya selama ini, umumnya "staf" menyimpan dan mengelola datanya menggunakan Microsoft Excel (atau dulu dengan Lotus 123 dan SuperCalc). Penggunakan program spreadsheet untuk menyimpan dan mengolah data memang cukup sederhana, cepat, dan "nggak pakai ribet".
Saya kadang-kadang kagum pada mereka yang demikian rapi menyimpan data dengan Excel. Bahkan, dengan kemampuan pivot di Excel sekarang, mereka mampu bekerja dengan cepat membuat rekapitulasi, summary, bahkan analisis data. Hebat!

Hambatan Pemakaian Excel

Hambatan yang umumnya dirasakan oleh para pemakai Excel adalah dalam pemakaian secara multi-user. Excel memang hanya bisa berbagi pakai secara sederhana. Jika seseorang sudah membuka filenya, maka pemakai yang lain harus menunggu agar bisa melakukan update, atau dia hanya bisa "menonton" data atau mengaksesnya secara read-only.
Hambatan kedua yang terjadi adalah sangat lambatnya membuka file Excel jika data yang dikandungnya sudah banyak. Data "banyak" ini biasanya terdiri dari banyak sheet, misalnya menurut bulan: "Jan", "Feb", dst. Lalu, ada juga sheet yang bernama "Jan-Rev.1", "Jan-test", "Jan-Laporan", dsb.

File Menjadi Banyak

Berikutnya, oleh karena file yang mengandung formula sangat lambat waktu dibuka, apalagi menjadi referensi banyak file yang lain, maka file tersebut di-convert menjadi value. Karena sayang dengan formulanya, maka file yang mengandung formula tetap disimpan juga. Sekarang jadinya ada dua file: yang pertama bernama "data-master-asli" dan yang kedua bernama "data-master-value". File-file lain yang semula merujuk ke "data-master" lalu harus diubah link-nya ke file "data-master-value". Oleh karena banyak file yang harus diubah, sebagian sudah diupdate link-nya dan sebagian belum, maka mulailah sifat alami manusia yang bernama "LUPA" muncul menjadi raja. Selanjutnya, karena sayang dengan file (mungkin suatu saat masih diperlukan), maka file-file Excel menjadi sedemikian banyak. Sebagian akhirnya dikelompokkan dalam folder-folder. Sebagian lagi ditaruh di lokasi lain sebagai backup. Dan akhirnya, ketika dibutuhkan, FILE MANAKAH YANG MENYIMPAN DATA TERUPDATE?

Keperluan Membuat Program Aplikasi

Dari uraian di atas jelaslah bahwa untuk menyimpan data, kita memang perlu menggunakan sistem database.
Tetapi, apakah cukup hanya menyimpan data ke dalam database persoalan menjadi selesai?
Jika pemakai (user) memiliki kemampuan dalam mengelola dan mengolah database, maka data bisa ditarik (retrieve) dan diolah sesuai keperluan. Problemnya adalah tidak semua user memiliki kemampuan database yang mumpuni. Di sinilah perlunya disediakan aplikasi database. Developer aplikasi bertugas membuat modul-modul yang siap pakai untuk tujuan tertentu. Misalnya untuk input data absensi (kehadiran) karyawan, maka dibuatkan sebuah modul aplikasi bernama (misalnya) Timesheet. Petugas hanya perlu memasukkan data pada modul tersebut tanpa perlu mengetahui datanya disimpan dimana dan dalam bentuk apa. Jika nanti diperlukan pengolahan data absensi untuk mengetahui jumlah lembur, maka developer menyediakan modul lain yang akan melakukan tugas/keperluan tersebut. Inilah yang disebut dengan program aplikasi database.


***