BUKU: "Membuat Sendiri Aplikasi Database dengan Access" (DB Pelanggan)

Alhamdulillah, akhirnya sebuah buku baru tentang Access bisa diterbitkan. Buku ini berjudul "MEMBUAT SENDIRI APLIKASI DATABASE dengan ACCESS", dipublikasikan via Google Play Books, berupa Ebook sehingga bisa menekan harga dan bisa dibawa-bawa dalam genggaman (HP).

Buku ini membahas tata cara (tutorial) pembuatan program aplikasi dengan Access, mulai dari awal hingga selesai. Ditujukan untuk Pemula agar bisa belajar Access dan langsung kelihatan hasilnya, tinggal mengikuti saja step-step yang disediakan (dan dilengkapi gambar pula).

Namun demikian, buku ini pun cukup worth bagi mereka yang sudah mahir menggunakan Access, karena terdapat banyak tip dan trik dalam pembuatan program aplikasi yang bisa dimanfaatkan.

Nah, bagi teman-teman yang ingin mencoba belajar menggunakan Access, silahkan mulai dengan buku ini. Buku bisa dibaca di HP dengan interface dan fitur bagus dari Google Play Books (enak bacanya, bisa tandai halaman, dan lain-lain), dan langsung praktek di komputer.

Oh ya, klik saja link untuk membuka bukunya, bisa Preview dan baca-baca terlebih dahulu.

http://books.google.com/books/about?id=zzU0EAAAQBAJ

Semoga bermanfaat!

MEMBUAT PROGRAM APLIKASI SECARA MUDAH

Rasanya sampai sekarang, Microsoft Access tidak ada lawannya dalam kemudahan membuat program aplikasi sendiri, terutama program aplikasi database.

Access telah menyediakan mesin database sendiri, sehingga kita bisa membuat file database dengan mudah untuk menyimpan data. Di samping itu, Access juga bisa digunakan untuk mengakses dan mengelola data dari mesin database lain seperti SQL Server, MySQL, dan Oracle.

Kemudahan Access antara lain dalam pembuatan query. Kita bahkan tidak perlu mengenal perintah SQL yang mendasari database query, karena Access telah menyediakan Query Design yang sangat mudah digunakan.

Untuk tampilan aplikasi, Access menyediakan objek Form. Kita tinggal drag-and-drop menambahkan control dan mengatur layout pada Form. Pada Access, kita bahkan tidak perlu memikirkan cara menarik data dari database atau menyimpannya, karena Access bisa melakukannya secara otomatis.

HAMBATAN BELAJAR ACCESS

Lalu apa hambatan orang sehingga tidak menggunakan Access?
Hambatan yang paling besar menurut pengamatan saya adalah karena takut akan “bayangan” database yang rumit. Padahal tidak juga, karena seseorang akan semakin mahir jika sudah sering mengerjakannya. Semua juga ada proses belajar. Jika takut jatuh, semua anak kecil tidak akan bisa berdiri, berjalan, dan berlari.

Hambatan kedua menurut pengamatan saya adalah: tidak punya bahan untuk mulai belajar. Untuk belajar database, tentunya anda membutuhkan DATA. Kalau di kantor tentu banyak sekali data. Jika tidak punya, mulailah dengan data keluarga atau data warga di lingkungan tempat tinggal.

Hambatan berikutnya yang saya perhatikan adalah: “tingginya” kemampuan seseorang sehingga menganggap “ngapain pakai Access, cemen!” hahaha… silahkan pakai tracktor untuk membajak sawah 1 are.

BAGAIMANA MEMULAI BELAJAR ACCESS

Oke, saya mau belajar menggunakan Access. Apa yang perlu saya lakukan?

Jawaban saya pastinya sudah anda lakukan juga. Googling, cari artikel, tutorial, atau video belajar Access. Pertama mungkin akan terkesan lambat, sulit, membuang waktu. Tetapi dalam belajar memang perlu sabar. Beri waktu dan target, lalu lakukan dengan “istiqomah”… hehe berat ya pakai istilah “istiqomah”. Saran saya: ikuti seri tutorial yang sudah saya sediakan di RumahAccess.com, mulai dari artikel ini (atau mulai dari ujung: klik di sini).

Ah, saya tidak punya waktu untuk mempelajari sendiri. Saya butuh aplikasi kecil untuk kerjaan rutin di kantor, bisa bantu buatkan? Oh, dengan senang hati, hehe… mau aplikasi yang seperti apa, bisa dibuatkan. Nah, nanti kalau mau pengembangan, bisa belajar melakukan update atau modifikasi sendiri.

Udah dulu ah, ntar dikira saya iklan lagi…

Yang mau tanya atau penasaran, silahkan ketik di Komentar ya.
Atau beri saya ide untuk menulis yang apa lagi… yang teman-teman butuhkan.

MS Access untuk Pemula (03)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri ketiga dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini kita akan melanjutkan dengan cara membuka file database dan mengisi data pada table.


(Klik di sini untuk membuka seri sebelumnya)

Membuka File Database

Istilah “File Database” umumnya digunakan untuk file yang dibuat dengan Microsoft Access, dalam hal ini berekstensi .accdb. “File Database” ini bisa mengandung objek-objek aplikasi saja (query, form, report, macro, module), atau hanya mengandung objek data (table), atau mengandung keduanya (objek aplikasi maupun objek data). File database sering disebut juga “File Access”.

Untuk membuka sebuah file database, dapat dilakukan dengan cara “yang biasa”, yaitu:

• Double-click file tersebut pada jendela Windows Explorer, atau
• Jalankan software Microsoft Access, klik menu File > Open, lalu telusuri lokasi penyimpanan dan pilih file yang ingin dibuka, klik “Open”.

PERHATIAN: Sebuah file database bisa dibuka berkali-kali. Secara default, file database dibuka secara “shared” artinya anda bisa mengedit data di semua file yang dibuka (baik yang dibuka oleh anda sendiri di satu komputer atau yang dibuka bersama oleh teman di komputer yang lain), dan data tersebut akan saling terlihat di semua file yang dibuka. Anda juga bisa menambahkan objek di sebuah jendela Access dan menambahkan objek lain di jendela Access yang lain, namun jika sebuah objek sedang dimodifikasi (design) maka tidak bisa dibuka di jendela Access yang lain.

MS Access untuk Pemula (02)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri kedua dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini kita akan mulai menggunakan Microsoft Access untuk membuat file database dan membuat table data.



(Klik di sini untuk melihat artikel pertama)

Menjalankan Microsoft Access

Saya berasumsi anda sudah memiliki Microsoft Access versi yang baru, paling tidak versi 2007. Pada tulisan ini saya menggunakan Microsoft Access versi 2010, atau kita sebut “Access 2010”. Mulai dari Access 2007, file database yang digunakan sudah dalam format .accdb (versi sebelumnya menggunakan format file .mdb). antara Access 2007 dengan Access 2010 “tampak” sedikit berbeda, namun anda masih bisa latihan mengikuti tulisan ini. Untuk versi-versi 2013, 2016, dan 2019 “tampak” mirip dengan versi 2010, dan jika ada perbedaan in syaa Allah akan saya sebutkan, atau anda sendiri bisa menyesuaikannya.

CATATAN: anda harus memiliki Microsoft Access versi full (full version) untuk bisa membuat file database dan menggunakannya untuk mengelola data atau membuat program aplikasi. Microsoft Access versi runtime (runtime version) hanya bisa digunakan untuk menjalankan program aplikasi yang dibuat dengan Microsoft Access.

MS Access Untuk Pemula (01)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri pertama dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini saya akan membahas sedikit tentang software Microsoft Access sehingga rekan-rekan yang baru mengenalnya mendapatkan gambaran yang umum.

Apa Itu Microsoft Access?

Microsoft Access adalah software aplikasi untuk mengelola data.
Microsoft Access dikenal sebagai salah satu aplikasi dalam suite Microsoft Office, bersama-sama Microsoft Excel (untuk mengolah angka / membuat kertas kerja/worksheet), Microsoft Word (untuk mengolah kata/word processor), dan yang lainnya. Jadi, Microsoft Access memang disediakan untuk mengelola/ mengolah data.

Di antara aplikasi Microsoft Office yang paling banyak dipakai adalah Microsoft Excel dan Microsoft Word. Sepertinya menjadi keharusan bagi pemakai komputer untuk menguasai kedua aplikasi tersebut (di samping aplikasi yang lain sesuai dengan kebutuhan kerja, misalnya Microsoft Outlook untuk email, Microsoft PowerPoint untuk membuat presentasi, dan lain-lain).

Ada rekan yang saking seringnya menggunakan Microsoft Excel, apa saja pekerjaan yang harus dilakukan dia menggunakan Microsoft Excel, termasuk untuk menyimpan dan mengolah data. Tentu hal ini boleh saja, namun kurang sesuai karena untuk menyimpan dan mengelola data sudah disediakan aplikasi yang khusus Microsoft Access.

Belajar MS Access (8)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (7).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah menyelesaikan pembuatan form untuk mengelola data Customer. Form tersebut terdiri dari tiga buah form, yaitu frm_Customer sebagai form utama, frm_Customer_sub sebagai subform (dataheet), dan frm_Customer_data sebagai form data (single form, popup). Teknik ini kita sebut “Form Tiga Serangkai” dan dapat diterapkan hampir pada semua kebutuhan mengelola data.

Pada artikel ini kita akan membuat form untuk memasukkan data Invoice.

TABLE INVOICE

Pada artikel seri ke-2 kita telah membuat tbl_Invoice untuk menyimpan data Invoice, serta tbl_Invoice_detail untuk menampung detail dari setiap Invoice. Kedua table telah dihubungkan dengan Relationship.

Sebenarnya, kalau hanya untuk menyimpan data saja kedua table tersebut sudah mencukupi. Anda bisa menggunakan tampilan Datasheet untuk memasukkan dan mengelola data.

Namun anda tentu mengharapkan bisa memasukkan data dalam bentuk form Invoice, kemudian mencetak Invoice yang diperlukan. Untuk keperluan inilah kita membuat aplikasinya.

FORM INVOICE

Saya mempunyai contoh aplikasi Invoice yang digunakan di perusahaan saya, hasil cetaknya seperti berikut ini:

Gambar 1. Contoh Invoice

Untuk memasukkan data Invoice, digunakan form seperti berikut ini:

Gambar 2. Contoh form input data Invoice

Tentu banyak model Invoice. Selain ditentukan oleh kreativitas pembuatnya, model Invoice juga ditentukan oleh keperluan sesuai jenis usaha. Namun untuk latihan kita, mungkin sebaiknya kita nyontoh saja dari tampilan di atas.

MEMODIFIKASI tbl_Invoice

Setelah saya periksa kembali rancangan tbl_Invoice yang telah kita buat pada latihan yang lalu, ternyata kita perlu melakukan sedikit modifikasi agar terpenuhi semua unsur yang terdapat pada contoh Invoice di atas.

Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka file database Invoice.accdb yang sudah anda buat sebelumnya.
2.    Pada Navigation Pane, klik-kanan tbl_Invoice, klik “Design View”.
3.    Tambahkan field-field sehingga tampak sebagai berikut:

Gambar 3. Memodifikasi tbl_Invoice

Field-field yang ditambahkan adalah:
UP -- Text -- 50
Pengantar -- Text -- 255
Lain -- Currency
Kota -- Text -- 50
Status -- Text -- 20

MEMBUAT FORM frm_Invoice

Sekarang kita membuat form untuk memasukkan data Invoice. Lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Klik ribbon tab CREATE, klik “Form Design”.
2.    Langsung simpan dengan nama: frm_Invoice
3.    Untuk property form, atur sebagai berikut:

4.    Selanjutnya, tambahkan field ke atas form sehingga tampak sebagai berikut:

Gambar 4. Rancangan form frm_Invoice

Perlu ketelatenan ya? Tentu saja. Hingga tahap ini, kemampuan anda seharusnya sudah bisa untuk menambahkan field, menambahkan button, menambahkan dan mengatur tata letak control di atas form.

Berikut ini saya kasih beberapa clue:

• Untuk mengubah Text Box menjadi Combo Box: klik-kanan field (Text Box), klik “Change To”, pilih “Combo Box”.
• Untuk Combo Box Status, sebaiknya anda membuat sebuah table yang berisi status Invoice sehingga pemakai tinggal memilih status yang tepat, misalnya: Draft, Terkirim, Pending, Problem, Closed. Di dalam latihan ini, beri nama table sebagai: tbl_Invoice_Status, dengan field tunggal bernama Status. Jadi pada Row Source Combo Box Status terisi: tbl_Invoice_Status

• Untuk Combo Box CustomerID

• Di bawah Combo Box CustomerID, terdapat sebuah Text Box yang diberi warna latar belakang abu-abu (grey), digunakan untuk menampilkan alamat dari Customer. Text Box ini diberi nama: txtAlamat
  Property Control Source: =[CustomerID].Column(2)
• Di bawah Text Box Pengantar, tambahkan sebuah Subform. Beri nama: Sub1 
• Untuk field Nomor, beri warna latar belakang grey. Walaupun field ini bisa diedit atau diisi secara manual, namun kita akan membuat penomoran yang otomatis (trik ini yang sering ditanyakan).
• Untuk Sub Total, tambahkan sendiri Text Box dari Controls. Beri nama: txtSubTotal
  Property Control Source diisi: =DLookUp("Ttl";"qry_Invoice_total";"MasterID=" & Nz([RecID];0))
  Pada ekspresi di atas terdapat sebuah Query bernama qry_Invoice_total yang akan kita buat kemudian.
• Untuk Total, tambahkan juga Text Box dari Controls. Beri nama: txtTotal
  Property Control Source diisi: =[txtSubTotal]-Nz([Diskon];0)+Nz([Lain];0)-Nz([Pajak];0)
• Warna grey pada kotak di belakang field Kota, PenandaTangan, dan Jabatan merupakan sebuah Box yang bisa ditambahkan dari Controls. Box ini ditempatkan di bagian belakang (klik Box lalu pada ribbon tab Arrange, klik “Send to Back”).
• Untuk field Pengantar dan Keterangan dengan tinggi lebih dari field biasa, sebaiknya atur property:

• Di sebelah kanan field Nomor dan field Sub Total tambahkan control Label dengan simbol « (bisa ambil dari aplikasi Character Map di Windows). Maksud simbol ini adalah field di sebelahnya bisa di-double-click untuk melakukan perhitungan ulang (recalculate).
• Untuk Button, yang pertama bernama: cmdUndo, yang kedua bernama: cmdSave dan yang ketiga bernama: cmdPrint 
• Untuk gambar ikon dan logo perusahaan, tambahkan control Image (jangan salah control ya). Image untuk ikon diberi nama: imgIcon dan Image untuk logo perusahaan diberi nama: imgLogo 
• Untuk setiap form section (Form Header, Detail, dan Form Footer) jangan lupa atur Tab Order nya agar navigasi di dalam form logis.

Pekerjaan mengatur tata letak field seharusnya selesai :D, namun jika anda mencoba menjalan form di atas, mungkin akan muncul error karena query qry_Invoice_total belum dibuat. Anda bisa mengosongkan dulu property Control Source dari txtSubTotal agar tidak muncul error.

MENAMBAHKAN EVENT ON RESIZE

Pada form Invoice ini kita menggunakan sebuah subform. Agar ukuran subform ini sesuai dengan ukuran form induknya, maka diperlukan sedikit perintah ketika terjadi event Resize (perubahan ukuran form induk).

Selain itu kita juga menyediakan Button yang diletakkan pada sudut kanan-atas. Agar letak button ini ikut menyesuaikan dengan ukuran form, maka letaknya harus dibuat dinamis, yang bisa kita atur juga pada event Resize.

Untuk tujuan di atas, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Tekan F4 untuk menampilkan Property Sheet (jika belum tampil).
2.    Pada Property Sheet, pilih “Form” (dalam Selection Type).
3.    Klik tab “Event”.
4.    Pada property On Resize, pilih: [Event Procedure]
5.    Klik tombol Builder (…) di bagian kanan isian property sehingga muncul jendela Visual Basic for Application.
6.    Masukkan code program sebagai berikut:

Private Sub Form_Resize()
    On Error Resume Next
    Me.Sub1.Height = Me.InsideHeight - Me.FormHeader.Height - Me.FormFooter.Height - Me.Sub1.Top
    Me.Sub1.Width = Me.InsideWidth - Me.Sub1.Left * 2
    Me.cmdPrint.Left = Me.InsideWidth - Me.cmdPrint.Width - 100
    Me.cmdSave.Left = Me.cmdPrint.Left - Me.cmdSave.Width - 50
    Me.cmdUndo.Left = Me.cmdSave.Left - Me.cmdUndo.Width - 50
End Sub

Tutup jendela Visual Basic for Application, lalu simpan form. Code program tersebut akan disimpan bersama form yang mengandungnya.

Pada tahap ini, ketika saya menjalankan form frm_Invoice, tampak sebagai berikut:

Gambar 5. Tampilan frm_Invoice

Well, sampai tahap ini kita break dulu ya, in syaa Allah akan disambung pada artikel berikutnya.

Bagi anda yang beragama Islam, selamat menjalankan ibadah puasa dan ibadah Ramadhan lainnya. Bagi yang akan mudik, selamat berlebaran di kampung halaman, bahagia bersama keluarga.

Salam.

(Bersambung)

<< Download versi .pdf dari artikel ini >>

Belajar MS Access (7)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (6).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form untuk memasukkan dan menampilkan data Customer (bernama frm_Customer_data). Anda seharusnya sudah membuat form tersebut, baru bisa melanjutkan latihan pada artikel ini. Saran saya, sebaiknya anda membaca dan mengikuti latihan mulai dari artikel yang pertama dari seri artikel ini sehingga anda mengerti secara runut.

Pada artikel ini kita akan membuat form yang akan memadukan form yang anda buat pada artikel ke-5 (frm_Customer_sub) dan artikel ke-6 (frm_Customer_data). Form yang akan kita buat diberi nama: frm_Customer.

MEMBUAT frm_Customer

Bukalah file database “Invoice.accdb” yang telah anda gunakan pada latihan-latihan sebelumnya.

Lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik ribbon tab CREATE, klik “Form Design”.
   Pada form ini, kita tidak memberinya sumber data. Artinya form ini tidak mengandung data.
2. Klik-kanan bidang form dan pilih menu “Form Header/Footer” untuk menampilkannya. Ingat, “Form Header/Foter”, bukan “Page Header/Footer” (ada yang keliru memilih menu ini).
3. Siapkan sebuah gambar “Customer Icon” (bisa cari di Internet), misalnya:
   

 
4. Pada Access, klik ribbon tab DESIGN, klik “Insert Image”, klik “Browse”. Pilih file gambar yang sudah anda siapkan. Klik OK.
   
   
   
   
   Gambar 1. Menambahkan gambar ikon
    
5. Drag mouse membentuk kotak persegi pada bidang Form Header untuk meletakkan gambar.
   
   
   
   Gambar 2. Meletakkan gambar ikon
   
6. Klik control “Label” pada kotak Controls, klik di samping kanan gambar ikon. Ketik: “DAFTAR CUSTOMER” (tanpa tanda petik).
   
   
   
   Gambar 3. Menambahkan Label
   
7. Format Label menjadi lebih menarik dan terlihat jelas (menggunakan ribbon tab FORMAT).
   
   
   
   Gambar 4. Memformat Label
   
8. Sekarang kita akan menambahkan sebuah Subform. Subform adalah control untuk meletakkan form di dalam sebuah form. Di sini kita akan meletakkan form frm_Customer_sub.
   
   Klik control Subform pada kotak Controls (dalam ribbon tab DESIGN).
   
   
   
   Gambar 5. Menambahkan control Subform
   
9. Klik pada bidang Detail. Hapus Label yang menyertai Subform. Atur letak dan ukuran Subform kira-kira seperti pada gambar berikut ini. Mepetkan juga batang Form Footer ke atas jika perlu (supaya clear view).
   
   
   
   Gambar 6. Mengatur letak Subform
   
10. Pada Form Footer kita akan meletakkan sedikit “petunjuk” pemakaian (sebagai contoh pemanfaatan Form Footer).
    
    Klik control Label lalu tambahkan ke Form Footer. Ketik teks seperti: “Double-click record selector untuk menampilkan data ke dalam form.” (tanpa tanda petik).
    
    
    
    Gambar 7. Menambahkan petunjuk pemakaian pada Form Footer
    
11. Selesai. Simpan form dengan nama: frm_Customer

 

MENGATUR PROPERTY

Jika anda mencoba menjalankan (Run) atau membuka form frm_Customer ke dalam Form View, maka akan tampak sebagai berikut:

Gambar 8. Tampilan form frm_Customer

Tampilan di atas tentu tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Pada form ini, Record Selector tidak diperlukan, demikian juga Navigation Buttons (karena form tidak mengandung data). Ukuran Subform juga tidak sesuai dengan bidang layar yang tersedia, dan Subform belum menampilkan form yang diinginkan. Oleh karena itu, kita perlu mengatur property, baik property form maupun property setiap control (sesuai keperluan).

Mengatur Property Form

Lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tampilkan form frm_Customer ke dalam Design View.
2. Tekan F4 untuk menampilkan Property Sheet.
3. Klik Form Selector (pojok kiri-atas Ruler) atau pilih “Form” pada Selection Type pada Property Sheet.
4. Atur property seperti terlihat pada gambar berikut ini. Tidak semua property perlu kita atur, cukup yang perlu diubah saja.
   
   
   
   Gambar 9. Mengatur Property Form
   
5. Klik tab “Event” pada Property Sheet. Pada event “On Resize” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.
   
   
   
   Gambar 10. Mengatur event On Resize
   
6. Muncul jendela Visual Basic for Application. Pada bidang code, ketik code sebagai berikut:
   
   
   
   Gambar 11. Memasukkan code untuk On Resize
   
7. Simpan (klik ikon Disket atau tekan Ctrl+S), lalu tutup jendela Visual Basic for Application.

Mengatur Property Control

Control yang perlu diatur property-nya adalah Subform. Property yang perlu diatur adalah:
Name: Sub1
Source Object: frm_Customer_sub

Gambar 12. Mengatur property Subform

Selesai. Simpan form.

Jika sekarang anda menjalankan form, maka akan tampak seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 13. Tampilan form Daftar Customer

MENAMBAHKAN FUNGSI DOUBLE-CLICK

Satu hal yang belum tercapai pada form di atas adalah fungsi double-click pada record selector untuk menampilkan data dalam single form.

Untuk menambahkan fungsi tersebut, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tutup form “Daftar Customer” (frm_Customer) jika masih terbuka.
2. Tampilkan form frm_Customer_sub ke dalam Design View.
3. Tampilkan Property Sheet. Pilih “Form” pada Selection Type.
4. Klik tab Event pada Property Sheet. Pada event “On Dbl Click” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.
   
   
   
   Gambar 14. Mengatur event Double-Click
   
5. Pada jendela Visual Basic for Application yang muncul, ketik code sebagai berikut:
   
   
   
   Gambar 15. Code untuk event Double-Click
   
   Perhatikan: Comment (yang berwarna hijau dan diawali dengan apostrop) tidak harus diketik, namun informasi dalam comment ini sangat bermanfaat setelah sekian lama dimana kita sudah lupa dengan code yang ditulis.
6. Simpan dan tutup jendela Visual Basic for Application.
7. Kembali ke Access, simpan form (jika belum) lalu tutup.

Selesai.

Sekarang jalankan frm_Customer kembali, lalu cobalah double-click pada salah satu record selector (buka di dalam sel / field), maka akan muncul form popup yang memuat data (frm_Customer_data).

Gambar 16. Tampilan form yang memuat data

Demikianlah tata cara membuat form untuk mengelola data Customer. Tentu saja form ini masih bisa dikembangkan lagi, seperti penambahan fungsi pencarian dan filter data yang fleksibel dan memudahkan pemakai, dan sebagainya. Namun hal-hal seperti ini membutuhkan lebih banyak penulisan code atau script program, dan akan lebih banyak pembahasan juga. (Nanti kita tidak sampai-sampai pada pembahasan inti pembuatan Invoice :) ).

Tata cara pembuatan form yang sudah kita bahas (saya menamakannya form “tiga serangkai” karena terdiri dari form utama, form untuk subform, dan form untuk menampilkan data secara single form) akan selalu digunakan pada hampir setiap data yang kita kelola, seperti data supplier, data barang, data karyawan, data Invoice, dan sebagainya.

Oya, tata cara pemasukan dan pengelolaan data yang sudah kita bahas tergolong sederhana. Belum ada “data verification” atau fungsi untuk mengecek validitas data dan hal-hal semacam itu. Panjang sih menjelaskannya dalam teks, dan anda juga mungkin kurang suka membaca yang ‘kebanyakan’ hehehe…

Well, in syaa Allah pada artikel berikutnya kita akan mulai membahas pembuatan Invoice. Bantu do’akan saya ya agar sehat dan sempat ya, serta masih mampu menulis tentunya…

Salam.

(Bersambung)

<< Download versi .PDF dari artikel ini >>

Belajar MS Access (6)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (5).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form dengan Design View. Dengan tool ini (Design View) kita membuat form mulai dari “nol” (awal), lalu mengaitkan sumber data dan menempatkan field-field data pada form, dan mengatur tata letaknya.

Pada artikel ini kita akan mencoba mengkustomasi form agar tampak lebih menarik dan mendukung fungsi yang diinginkan.

MENENTUKAN DEFAULT VIEW

Single Form

Form bisa ditampilkan dalam macam-macam bentuk. Secara default, form yang kita buat dengan Design View akan ditampilkan dalam bentuk “Single Form”, artinya form hanya menampilkan sebuah record. Jika ingin menampilkan record yang lainnya, kita perlu menggunakan Navigation Buttons (di bagian bawah form).

Jika menggunakan keyboard, navigasi record bisa dilakukan dengan tombol-tombol sebagai berikut (pada Single Form):
PgUp - pindah ke record sebelumnya
PgDn - pindah ke record berikutnya
Ctrl+Home - pindah ke record pertama
Ctrl+End - pindah ke record terakhir
Ctrl+Plus - menambahkan record (menuju record baru)
Ctrl+Minus - menghapus record sekarang (yang sedang ditampilkan)

 

Datasheet Form

Bentuk tampilan form yang lain adalah “Datasheet”. Untuk mengaturnya, pada Design View tampilkan Property Sheet. Pilih objek “Form”. Pada tab Format, atur property Default View menjadi “Datasheet”.

Gambar 1. Mengatur Default View

Simpan form dan tutup. Double-click form pada Navigation Pane, maka form akan ditampilkan seperti berikut ini:

Gambar 2. Tampilan form dalam bentuk Datasheet

Form dalam bentuk Datasheet dapat menampilkan banyak record sekaligus sehingga navigasi record cukup mudah (dilengkapi dengan scroll bar).

Perbedaan form dalam bentuk Datasheet dengan table atau query yang ditampilkan dalam Datasheet antara lain:

• Pada form, judul kolom diatur melalui Label yang diasosiasikan (nempel) dengan field (sedangkan pada table atau query, judul kolom menggunakan nama field, atau property Caption untuk field tersebut jika diatur).
• Pada form, kita bisa menambahkan unsur programming, misalnya ketika form ditampilkan, atau ketika user melakukan sesuatu.

Continuous Forms

Bentuk form yang lain adalah “Continuous Forms”. Pada bentuk ini, form bisa menampilkan beberapa record sekaligus, tamun tidak secara tabular. Tata letak field masih dipertahankan.

Gambar 3. Mengatur form sebagai Continuous Forms

Gambar 4. Tampilan form dalam bentuk Continuous Forms

Split Form

Split Form merupakan gabungan dari Datasheet form dan Single form.

Gambar 5. Tampilan form dalam bentuk Split Form

Letak (posisi) Datasheet pada Split Form bisa ditentukan, apakah di atas ataukah di samping.

Gambar 6. Mengatur posisi Datasheet pada Split Form

Untuk tujuan aplikasi yang akan kita buat, kita membutuhkan dua macam bentuk form data, yaitu dalam bentuk Datasheet dan dalam bentuk Single Form.
Untuk itu, lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data yang telah dibuat pada latihan terdahulu ke dalam Design View.
2.    Tekan F12 untuk melakukan “Save As”.
3.    Simpan form dengan nama: frm_Customer_sub
4.    Untuk frm_Customer_sub, atur Default View nya menjadi: Datasheet.
5.    Simpan dan tutup form frm_Customer_sub.

MEMBUAT FORM POPUP

Form-form yang kita bahas di atas dapat dikategorikan sebagai form normal, yang berarti ukurannya akan mengikuti ukuran jendela Microsoft Access.

Form “popup” adalah form yang ukurannya tidak mengikuti ukuran jendela MS Access, dan tampil “di atas” form normal (berbentuk jendela sendiri). Form popup dapat “keluar” dari jendela MS Access.

Untuk membuat form popup, atur property Popup (di bawah tab Other) menjadi “Yes”.

Gambar 7. Mengatur property Popup

Untuk keperluan aplikasi yang kita buat, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Atur property Popup menjadi “Yes”.

Perhatikan, form frm_Customer_data seharusnya tampak sebagai berikut (dalam Design View):

Gambar 8. Form frm_Customer_data dalam Design View

MEMFORMAT PENAMPILAN FORM

Simpan dan tutuplah form frm_Customer_data, lalu double-click nama form tersebut pada Navigation Pane untuk menjalankannya (Open dalam Form View). Kira-kira akan tampak sebagai berikut:

Gambar 9. Tampilan frm_Customer_data dalam Form View

Form di atas sudah bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Namun untuk keindahan tampilan, kita bisa mengatur lebih jauh sehingga akan tampak sebagai berikut:

Gambar 10. Tampilan form frm_Customer_data yang diinginkan

Untuk membuat form frm_Customer_data tampak seperti pada gambar di atas, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Klik-kanan pada bidang form, lalu pilih “Form Header/Footer” (perhatikan agar tidak salah memilih “Page Header/Footer”).

Gambar 11. Menampilkan Form Header/Footer

3.    Klik menu tab DESIGN, tampilkan semua Control (lihat gambar di bawah), lalu pastikan menu “Use Control Wizards” tidak diaktifkan (karena kita tidak menggunakannya).
4.    Pada daftar Control klik control Image (letaknya yang terakhir, lihat gambar di bawah). Klik pada bidang Form Header, lalu cari sebuah gambar ikon (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet). Atur ukuran gambar ikon tersebut menjadi 1,5cm x 1,5 cm saja (bisa menggunakan Property Sheet).

Gambar 12. Menambahkan control Image

5.    Tambahkan control Label untuk menulis judul “CUSTOMER DATA”. Klik menu tab FORMAT untuk mengubah font dan warna teks.

Gambar 13. Menambahkan Label untuk teks judul form

6.    Tampilkan Property Sheet, pilih objek “Form”. Pada property Picture, klik tombol […] di bagian kanan, lalu pilih gambar untuk backgroud form (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet).

Gambar 14. Memasang gambar background

Agar gambar bisa memenuhi seluruh bidang form, pada property Picture Size Mode, pilih “Stretch”.

7.    Selanjutnya, atur property-property sebagai berikut:

8.    Simpan dan tutup form frm_Customer_data.
Sekarang, jika anda men-double-click form frm_Customer_data pada Navigation Pane, maka form akan terlihat seperti pada Gambar 10.

(Bersambung)

<< Download versi .pdf dari artikel ini >>

Belajar MS Access (5)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (4).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah mencoba menggunakan Datasheet untuk memasukkan dan mengelola data, serta membuat Form sebagai interface untuk memasukkan dan menampilkan data secara lebih jelas (clear view).

Form bisa dibuat dengan sangat mudah dan otomatis menggunakan “Form”, bisa juga dibuat dengan bantuan “Form Wizard”. Kali ini, kita akan membuat form menggunakan tool aslinya, yaitu “Form Design”.

Membuat Form dengan Form Design

Form sebenarnya tidak selalu harus mengandung data. Form bisa “kosongan”, hanya berupa ‘bidang’ di layar. Form bisa berwarna, diberi gambar (picture), dan ukurannya bisa diatur. Form ‘normal’ selalu memenuhi bidang yang disediakan MS Access, sementara form ‘popup’ ukurannya sesuai yang kita tentukan (bisa fixed atau sizable) dan tampil di atas (depan) form yang lain.

Untuk mengatur agar sebuah form sesuai dengan keinginan, kita menggunakan Property Sheet. Pada Property Sheet, kita bisa mengatur tampilan form (Format), mengatur data (Data), serta mengatur apa yang akan dilakukan jika sesuatu terjadi (Event).

Untuk mulai membuat form dengan Design View, klik menu tab CREATE, klik “Design View”.

Tampak tampilan Form Design View sebagai berikut:

Tampilan yang anda lihat mungkin sedikit berbeda, misalnya di bidang form ada garis-garis atau titik-titik (grid). Itu hanya opsional untuk membantu kita meletakkan control di atas form, dan bisa dihilangkan seperti saya lebih suka yang polos…;)

Untuk menampilkan menu ‘sakti’, klik-kanan pada bidang form.

Membuat Sendiri Form Data Customer

Sekarang, kita mencoba membuat sendiri form data customer.

1. Jalankan Microsoft Access, lalu buka file database Invoice.accdb yang kita buat pada latihan terdahulu.
2. Klik menu CREATE, klik “Form Design”.
3. Tampilkan kotak Property Sheet (jika belum tampil).
   Kotak Property Sheet adanya di sebelah kanan bidang form.
   Cara menampilkan kotak Property Sheet:
   •    Klik menu DESIGN, klik “Property Sheet”
   •    atau klik-kanan bidang form, klik “Properties” (atau langsung “Form Properties”)
   •    atau tekan F4
4. Pilih “Form” pada bagian atas Property Sheet, agar objek yang terseleksi adalah “Form”.
5. Klik tab Data pada Property Sheet.
6. Pada property “Record Source” pilih “tbl_Customer”.

Ingat, table “tbl_Customer” telah kita buat pada latihan sebelumnya.
Cara di atas adalah cara menghubungkan sumber data dengan form.
Sumber data bisa berupa sebuah table, bisa juga berupa query yang mungkin menggunakan beberapa table atau query lainnya, serta bisa juga berupa perintah SQL secara langsung.

Menambahkan Field ke atas Form

Setelah menghubungkan sumber data dengan form, sekarang kita sudah bisa menambahkan field-field dari sumber data tersebut ke atas form.

1.    Klik menu DESIGN, klik “Add Existing Fields” (atau tekan Alt+F8).
Akan tampak daftar fields sebagai berikut:

Kalau daftar field belum muncul, berarti anda belum berhasil mengubungkan form dengan sumber datanya.

2.    Sekarang seret (tarik dan lepaskan / drag and drop) field dari daftar field ke atas form. Anda bisa melakukannya satu demi satu, atau beberapa field sekaligus. Untuk menarik banyak field sekaligus, klik field pertama, lalu tekan Shift sambil klik field terakhir. Bisa juga menekan Ctrl sambil mengklik setiap field yang ingin ditambahkan. Setelah field-field terseleksi, tarik dan lepaskan ke atas form.

3.    Anda bisa mengatur tata letak field di atas form, termasuk mengubah panjang field. Jika letak field ‘berantakan’, anda bisa memanfaatkan menu ARRANGE untuk merapikannya. Namun dalam hal ini anda perlu melakukannya secara langsung praktek (mencoba-coba) dengan berpikir secara logis saja, dan memanfaatkan perintah Align dan Size/Space.

Jika anda sudah selesai mengatur letak field, form data customer anda sekarang sudah siap digunakan.

Menyimpan dan Menampilkan Form

Simpan form dengan klik ikon Disket (Save) atau tekan Ctrl+S. Beri nama form yang anda buat ini: frm_Customer_data (harap menyimpan dengan nama yang saya sarankan agar bisa dijadikan referensi pada latihan berikutnya).

Untuk menjalankan form yang sudah anda buat, klik menu HOME atau DESIGN, klik ikon View (untuk menampilkan dalam Form View). Bisa juga klik-kanan tab form dan klik “Form View”, atau double-click nama form di Navigation Pane (sebelah kiri).

Tampilan form data customer setelah ‘dirapiin’ kira-kira akan tampak sebagai berikut:

 Sampai di sini, anda telah membuat form untuk memasukkan dan menampilkan data.

Navigasi Record dan Mengedit Data

Klik tombol navigasi di bagian bawah untuk pindah record. Klik tombol “New” (paling kanan) untuk menambahkan record baru (bisa juga menekan Ctrl++ / tekan tombol Ctrl dan tombol +). Untuk menghapus record, klik Record selector lalu tekan Delete (bisa juga menekan Ctrl+- / tekan Ctrl dan tombol -).

Anda bisa langsung mengedit data yang terlihat pada form, dan begitu anda pindah record, maka data akan otomatis disimpan ke table. Data yang sudah disimpan atau dihapus tidak bisa dikembalikan (undo). Jika anda ingin membatalkan perubahan data pada record, selama belum pindah record anda masih bisa menekan tombol Esc. Penekanan Esc pertama akan membatalkan perubahan pada field yang aktif (tempat cursor berada), penekanan Esc kedua akan membatalkan perubahan pada record tersebut.

Anda juga bisa mengcopy dan paste record. Cara mengcopy record: klik Record selector, lalu tekan Ctrl+C (bisa juga klik-kanan pada record selector dan pilih “Copy”). Untuk mempaste record yang sudah dicopy, tampilkan record baru (Ctrl++) lalu klik-kanan record selector dan pilih “Paste”.

Mengkustomasi Form

Form yang anda buat di atas bisa dikatakan ‘masih orisinil’, hampir sama dengan yang dibuat secara instan atau dengan Wizard. Bedanya, field yang anda masukkan sudah dipilih, dan tata letak field pada form sudah seperti yang anda inginkan.

Kita masih bisa mengkustomasi penampilan dan perilaku form yang kita buat dengan mengatur propertinya, misalnya mengganti Caption pada judul form dengan teks yang lebih muwakil daripada nama form, memberi warna atau gambar, dan lain sebagainya. Hal ini in syaa Allah akan kita bahas pada tulisan berikutnya.

(Bersambung)

<< Download versi .PDF dari artikel ini >>