Belajar MS Access (7)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (6).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form untuk memasukkan dan menampilkan data Customer (bernama frm_Customer_data). Anda seharusnya sudah membuat form tersebut, baru bisa melanjutkan latihan pada artikel ini. Saran saya, sebaiknya anda membaca dan mengikuti latihan mulai dari artikel yang pertama dari seri artikel ini sehingga anda mengerti secara runut.

Pada artikel ini kita akan membuat form yang akan memadukan form yang anda buat pada artikel ke-5 (frm_Customer_sub) dan artikel ke-6 (frm_Customer_data). Form yang akan kita buat diberi nama: frm_Customer.

MEMBUAT frm_Customer

Bukalah file database “Invoice.accdb” yang telah anda gunakan pada latihan-latihan sebelumnya.

Lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik ribbon tab CREATE, klik “Form Design”.
   Pada form ini, kita tidak memberinya sumber data. Artinya form ini tidak mengandung data.
2. Klik-kanan bidang form dan pilih menu “Form Header/Footer” untuk menampilkannya. Ingat, “Form Header/Foter”, bukan “Page Header/Footer” (ada yang keliru memilih menu ini).
3. Siapkan sebuah gambar “Customer Icon” (bisa cari di Internet), misalnya:
   

 
4. Pada Access, klik ribbon tab DESIGN, klik “Insert Image”, klik “Browse”. Pilih file gambar yang sudah anda siapkan. Klik OK.
   
   
   
   
   Gambar 1. Menambahkan gambar ikon
    
5. Drag mouse membentuk kotak persegi pada bidang Form Header untuk meletakkan gambar.
   
   
   
   Gambar 2. Meletakkan gambar ikon
   
6. Klik control “Label” pada kotak Controls, klik di samping kanan gambar ikon. Ketik: “DAFTAR CUSTOMER” (tanpa tanda petik).
   
   
   
   Gambar 3. Menambahkan Label
   
7. Format Label menjadi lebih menarik dan terlihat jelas (menggunakan ribbon tab FORMAT).
   
   
   
   Gambar 4. Memformat Label
   
8. Sekarang kita akan menambahkan sebuah Subform. Subform adalah control untuk meletakkan form di dalam sebuah form. Di sini kita akan meletakkan form frm_Customer_sub.
   
   Klik control Subform pada kotak Controls (dalam ribbon tab DESIGN).
   
   
   
   Gambar 5. Menambahkan control Subform
   
9. Klik pada bidang Detail. Hapus Label yang menyertai Subform. Atur letak dan ukuran Subform kira-kira seperti pada gambar berikut ini. Mepetkan juga batang Form Footer ke atas jika perlu (supaya clear view).
   
   
   
   Gambar 6. Mengatur letak Subform
   
10. Pada Form Footer kita akan meletakkan sedikit “petunjuk” pemakaian (sebagai contoh pemanfaatan Form Footer).
    
    Klik control Label lalu tambahkan ke Form Footer. Ketik teks seperti: “Double-click record selector untuk menampilkan data ke dalam form.” (tanpa tanda petik).
    
    
    
    Gambar 7. Menambahkan petunjuk pemakaian pada Form Footer
    
11. Selesai. Simpan form dengan nama: frm_Customer

 

MENGATUR PROPERTY

Jika anda mencoba menjalankan (Run) atau membuka form frm_Customer ke dalam Form View, maka akan tampak sebagai berikut:

Gambar 8. Tampilan form frm_Customer

Tampilan di atas tentu tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Pada form ini, Record Selector tidak diperlukan, demikian juga Navigation Buttons (karena form tidak mengandung data). Ukuran Subform juga tidak sesuai dengan bidang layar yang tersedia, dan Subform belum menampilkan form yang diinginkan. Oleh karena itu, kita perlu mengatur property, baik property form maupun property setiap control (sesuai keperluan).

Mengatur Property Form

Lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tampilkan form frm_Customer ke dalam Design View.
2. Tekan F4 untuk menampilkan Property Sheet.
3. Klik Form Selector (pojok kiri-atas Ruler) atau pilih “Form” pada Selection Type pada Property Sheet.
4. Atur property seperti terlihat pada gambar berikut ini. Tidak semua property perlu kita atur, cukup yang perlu diubah saja.
   
   
   
   Gambar 9. Mengatur Property Form
   
5. Klik tab “Event” pada Property Sheet. Pada event “On Resize” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.
   
   
   
   Gambar 10. Mengatur event On Resize
   
6. Muncul jendela Visual Basic for Application. Pada bidang code, ketik code sebagai berikut:
   
   
   
   Gambar 11. Memasukkan code untuk On Resize
   
7. Simpan (klik ikon Disket atau tekan Ctrl+S), lalu tutup jendela Visual Basic for Application.

Mengatur Property Control

Control yang perlu diatur property-nya adalah Subform. Property yang perlu diatur adalah:
Name: Sub1
Source Object: frm_Customer_sub

Gambar 12. Mengatur property Subform

Selesai. Simpan form.

Jika sekarang anda menjalankan form, maka akan tampak seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 13. Tampilan form Daftar Customer

MENAMBAHKAN FUNGSI DOUBLE-CLICK

Satu hal yang belum tercapai pada form di atas adalah fungsi double-click pada record selector untuk menampilkan data dalam single form.

Untuk menambahkan fungsi tersebut, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tutup form “Daftar Customer” (frm_Customer) jika masih terbuka.
2. Tampilkan form frm_Customer_sub ke dalam Design View.
3. Tampilkan Property Sheet. Pilih “Form” pada Selection Type.
4. Klik tab Event pada Property Sheet. Pada event “On Dbl Click” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.
   
   
   
   Gambar 14. Mengatur event Double-Click
   
5. Pada jendela Visual Basic for Application yang muncul, ketik code sebagai berikut:
   
   
   
   Gambar 15. Code untuk event Double-Click
   
   Perhatikan: Comment (yang berwarna hijau dan diawali dengan apostrop) tidak harus diketik, namun informasi dalam comment ini sangat bermanfaat setelah sekian lama dimana kita sudah lupa dengan code yang ditulis.
6. Simpan dan tutup jendela Visual Basic for Application.
7. Kembali ke Access, simpan form (jika belum) lalu tutup.

Selesai.

Sekarang jalankan frm_Customer kembali, lalu cobalah double-click pada salah satu record selector (buka di dalam sel / field), maka akan muncul form popup yang memuat data (frm_Customer_data).

Gambar 16. Tampilan form yang memuat data

Demikianlah tata cara membuat form untuk mengelola data Customer. Tentu saja form ini masih bisa dikembangkan lagi, seperti penambahan fungsi pencarian dan filter data yang fleksibel dan memudahkan pemakai, dan sebagainya. Namun hal-hal seperti ini membutuhkan lebih banyak penulisan code atau script program, dan akan lebih banyak pembahasan juga. (Nanti kita tidak sampai-sampai pada pembahasan inti pembuatan Invoice :) ).

Tata cara pembuatan form yang sudah kita bahas (saya menamakannya form “tiga serangkai” karena terdiri dari form utama, form untuk subform, dan form untuk menampilkan data secara single form) akan selalu digunakan pada hampir setiap data yang kita kelola, seperti data supplier, data barang, data karyawan, data Invoice, dan sebagainya.

Oya, tata cara pemasukan dan pengelolaan data yang sudah kita bahas tergolong sederhana. Belum ada “data verification” atau fungsi untuk mengecek validitas data dan hal-hal semacam itu. Panjang sih menjelaskannya dalam teks, dan anda juga mungkin kurang suka membaca yang ‘kebanyakan’ hehehe…

Well, in syaa Allah pada artikel berikutnya kita akan mulai membahas pembuatan Invoice. Bantu do’akan saya ya agar sehat dan sempat ya, serta masih mampu menulis tentunya…

Salam.

(Bersambung)

<< Download versi .PDF dari artikel ini >>