MS Access sebagai Database Tool

Oleh: Haer Talib

Dari pengalaman saya memberikan training database / MS Access, kebanyakan peserta sudah menyadari pentingnya mengelola data secara database, dan telah merasakan susahnya mengelola data menggunakan spreadsheet (MS Excel). Peserta ingin migrasi ke program database.

Alat untuk Mengelola Database

Tentu saja keinginan ini sudah tepat. Ibaratnya, memang tidak bisa menggunakan sebuah "pisau" untuk semua urusan. Kalau mau membuat lembaran kerja (worksheet), maka "pisau" nya adalah program spreadsheet seperti MS Excel. Kalau ingin menyimpan dan mengelola data, ya "pisau" nya program database seperti MS Access.

Kendala yang dihadapi hanyalah 'sedikit' kurang paham tentang "database" dan bagaimana menggunakan MS Access untuk mengelola database. Dicoba dengan belajar sendiri --baik secara otodidak atau dari teman-- masih kurang paham. Searching di Internet, ketemulah RumahAccess.com

'Database Operator' atau 'Database User'?

Umumnya peserta training adalah orang yang intelek sehingga bisa menemukan RumahAccess dan memilih untuk mengikuti training --dan jelas mau berkorban mengeluarkan biaya untuk mencapai tujuannya (belajar database dan agar bisa menggunakan MS Access). Di dalam kelas training, saya kemudian bisa menilai siapa yang akan mampu mengelola database sendiri dan siapa yang akhirnya harus memutuskan untuk meminta orang lain untuk melakukannya. Kedua tipe ini sama-sama penting, karena dengan pemahaman yang cukup tentang database, kita bisa mengambil posisi sebagai 'operator' ataukah 'user'. Posisi sebagai 'user' pun penting karena jadinya mengetahui seperti apa database itu dan bagaimana memanfaatkannya. User bisa menyuruh atau meminta orang lain untuk melakukan pengelolaan data dan pengolahan informasi yang tepat.

Lalu bagaimana dengan peserta yang ternyata mampu menjadi 'operator' alias pelaksana pembuatan database dan pengelolaan data? Dengan pemahaman database yang benar dan kemampuan menggunakan program database untuk mengelola data, peserta tersebut mulai bisa memigrasikan datanya dari program spreadsheet ke dalam sistem database, dan menikmati kemudahan pengelolaan data dengan "pisau" yang tepat.

Manfaat Menggunakan Database

Manfaat (benefit) yang mungkin bisa langsung dirasakan oleh mereka yang menyimpan dan mengelola data secara database adalah, antara lain:

1. Data bisa disimpan di tempat yang satu (database) sehingga tidak perlu lagi menyimpan di berbagai file yang akhirnya akan membingungkan --file yang mana, dan yang terupdated yang mana?
2. Data bisa disimpan dengan cara yang efisien, karena data tidak disimpan bersama format dan hasil hitungannya seperti pada program spreadsheet.
3. Data lebih mudah dipilah dan dipilih, karena disimpan secara terstruktur.
4. Kolaborasi dengan pemilik/pengelola data lain lebih dimungkinkan karena umumnya sistem database mendukung multiuser.
5. Bisa mengembangkan aplikasi untuk memudahkan atau mengotomatiskan sebagian pekerjaan pengelolaan data dan pengolahan informasi.

Mengapa pakai MS Access?

Saat ini hampir bisa dibilang tidak ada lagi program untuk mengelola database, seperti yang bisa dilakukan dengan MS Access. Mudah dan praktis.

Selain bisa membuat database Access sendiri, kita bisa juga mengelola data dari sistem database lain (seperti MS SQL Server, Oracle, MySQL) dengan Access.
Kita juga bisa membuat aplikasi database (program aplikasi) dengan MS Access.
Jadi, dengan menggunakan MS Access, kita bisa membuat database, mengelola data, dan mengolah informasi berdasarkan data dalam database.

Sebagai perbandingan, sebut saja VB (Visual Basic) atau VB.NET. VB/NET bisa digunakan untuk membuat aplikasi database, namun menggunakan sistem database pihak lain, misalnya Access, SQL Server, MySQL. Kita harus membuat program aplikasinya terlebih dahulu dengan VB/NET untuk mengelola database. Hal yang sama juga berlaku pada tool pemrograman yang lain.

Untuk membuat dan mengelola database SQL Server, misalnya, tersedia tool yang bernama Management Studio. Namun pemakaian tool ini masih kurang mudah dibandingkan dengan Access. Demikian juga tools yang tersedia untuk MySQL, masih lebih mudah menggunakan Access untuk mengelola datanya.

Contoh Aplikasi MS Access

Jika ingin melihat contoh program aplikasi yang dibuat dengan MS Access, cobalah klik menu "Download" di bagian atas situs RumahAccess.com. Anda bisa mendownload dan mencoba program aplikasi tersebut untuk melihat kemampuannya.

Di dalam kelas training, saya juga menunjukkan bagaimana sistem aplikasi yang saya buat dan diimplementasikan di perusahaan-perusahaan dan instansi pemerintah. Sistem aplikasi ini tidak dapat disediakan untuk download karena menggunakan sistem database lain (bukan database Access) dan harus dipasang dengan cara yang khsusus --di samping 'cukup besar' dan kompleks. Ada juga aplikasi MS Access yang databasenya berada di Internet dan menjadi bagian dari sebuah website e-commerce. Datanya dikelola secara langsung dengan MS Access.

Dari pengalaman saya, MS Access benar-benar bisa menjadi tool yang mudah dan enak digunakan untuk membuat dan mengelola database, serta membuat program aplikasi yang bahkan didistribusikan secara shareware.

Mau coba?


***