MULAI BELAJAR MS ACCESS

Oleh: Haer Talib

Setelah memahami MS Access sebagai alat untuk membuat dan mengelola database, mungkin anda ingin segera belajar menggunakan MS Access.
Tentu tidak ada salahnya. Tinggal jalankan MS Access.

Namun ternyata banyak yang 'gagal' belajar di saat pertama ini, dan akhirnya berkesimpulan: "bingung, saya tidak paham".

Ketika anda menjalankan software MS Access, anda memang harus mulai memilih: apakah ingin membuat database, atau membuka file database yang sudah ada.

Jika anda sudah mempunyai file database yang ingin dibuka, berarti anda sudah pernah membuatnya, atau mendapatkan file database dari orang lain. Hal ini lebih mudah karena tinggal membuka saja dan melihat isinya.

Jika anda tidak mempunyai file database yang ingin dibuka, berarti anda perlu membuat sebuah file database. Di sinilah awalnya.

Berbeda dengan Excel dimana anda bisa langsung membuka sebuah Workbook baru yang kosongan, lalu mulai bekerja. Pada Access, prosedurnya adalah: anda harus menentukan lokasi penyimpanan file database yang ingin dibuat, menentukan nama file database, lalu menekan tombol "Create". Jadi, file databasenya harus dibuat dulu baru bekerja, sedangkan pada Excel, kita bisa bekerja dulu baru menyimpan filenya.

Tipe File Database

Pada Access, ketika anda ingin membuat database, dihadapkan juga dengan pilihan: apakah ingin membuat file database "biasa" atau "Web Database".

Database "biasa" adalah file database MS Access yang dikenal pada umumnya, merupakan local database, atau desktop database.

Web Database (istilah di MS Access 2010) atau Web App (pada MS Access 2013 dan 2016) adalah file database yang nantinya akan di-publish ke SharePoint Server sehingga bisa diakses melalui web browser.

Saat pertama anda belajar sebaiknya membuat database biasa (desktop) saja dulu agar anda tidak perlu rumit memikirkan bagaimana mempublish database anda ke SharePoint Server.

Database Template

Selain menentukan tipe database yang akan dibuat, terdapat juga pilihan untuk menggunakan "template" yang disediakan. Template database ini mungkin ada yang sudah tersedia di local komputer anda, atau tersedia secara online di website Office.com (kalau anda memilih yang ini maka akan ada proses download file template dulu).

Saran saya, kalau anda mau instan, mungkin anda bisa mencoba menggunakan template database yang tersedia. Pilihannya cukup banyak / berragam, misalnya untuk database Address, Assets, Contacts, Projects, dan lain-lain. Tidak apa-apa anda mencoba semua template untuk melihat mana yang bisa anda gunakan.

Menggunakan template artinya file database yang anda buat sudah mengandung objek-objek di dalamnya, termasuk table, query, form, dan report. Ketika file database yang dibuat dengan template ini dibuka, maka anda sudah bisa menggunakannya, misalnya dengan mulai mengisi data.

Kelemahan menggunakan template adalah, database yang dibuat mungkin tidak sesuai dengan keinginan. Untuk membuatnya sesuai, maka anda harus memodifikasi objek-objek dalam database tersebut sendiri.

Membuat Custom Database

Jika anda sudah puas dengan melihat-lihat database yang dibuat dengan template, mungkin anda ingin membuat database anda sendiri. Inilah yang disebut "Custom Database". File database yang anda buat "kosong", dan anda harus membuat objek-objek yang diperlukan.

Sebelum mulai, saran saya adalah: buatlah struktur data yang ingin anda buat databasenya. Sebaiknya anda membuat struktur di atas kertas, menuliskan item-item data apa saja yang ingin anda simpan. Cara ini lebih efektif ketimbang anda langsung menjalankan MS Access, membuat file database, lalu sibuk menyusun struktur database langsung di komputer.

(Bersambung)