Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel "Mulai Belajar MS Access".
Sampai tahap ini, anda sudah siap untuk mulai menggunakan MS Access.
Membuat File Database
Sekarang anda akan membuat custom database.
Jalankan MS Access, lalu:
Pada MS Access 2010:
1. Klik File, New.2. Klik "Blank Database".
3. Klik ikon folder di sebelah kanan kotak File Name untuk menentukan nama dan lokasi penyimpanan file database.
4. Klik "Create".
Pada MS Access 2013:
2. Pada kotak dialog yang muncul, klik ikon folder untuk menentukan nama dan lokasi penyimpanan file database.
3. Klik "Create".
Untuk itu, klik tanda X di ujung kanan (lihat gambar) untuk menutup object table yang disediakan Access. Object table ini sebenarnya hasil klik menu Create > Table.
Membuat Table
Table adalah sebuah object yang digunakan untuk menyimpan data. Jadi, data akan selalu (dan pasti) disimpan pada object table.
Untuk membuat table sendiri, klik menu Create > Table Design.
Sebagai bahan latihan, anggaplah kita akan membuat aplikasi untuk mencetak Invoice.
Untuk aplikasi Invoice, kita membutuhkan beberapa table, antara lain: table customer (untuk merekam data tujuan invoice), table invoice (yang memuat data seperti tanggal invoice, nomor invoice, dst.), dan table detail invoice (yang memuat data item-item yang ditagihkan). Penentuan table-table ini dilakukan pada waktu perancangan database, sebelum anda mulai menjalankan Access untuk membuat file databasenya.
Sekarang, masukkan struktur table customer sebagai berikut (lihat gambar). Struktur ini tentu akan berbeda tergantung keperluan dan pertimbangan orang yang merancangnya. Simpan dengan nama tbl_Customer (nama table sebaiknya tidak mengandung spasi dan diberi awalan tbl_ agar mudah mengenal objectnya).
Field RecID dan RecTime adalah tambahan, bersifat opsional. File RecID untuk merekam urutan penciptaan record (kronologi), dan RecTime untuk merekam waktu penciptaan record. Kedua field ini akan otomatis diisi oleh Access. Untuk RecID, tipe datanya: AutoNumber, sedangkan RecTime tipe datanya Date/Time dan properti Default Value nya diisi dengan: Now().
Field CustomerID berisi kode customer. Field ini kita jadikan primary key, yang akan mewakili record datanya. Field primary key tidak boleh kosong dan tidak boleh duplikat.
Di dalam memasukkan struktur table, terdapat sedikit perbedaan antara Access 2010 dan 2013/2016, yaitu pada nama tipe data. Pada Access 2010 disebut "Text", sementara pada Access 2013 dan 2016 disebut "Short Text". Pada Access 2010 disebut "Memo" sedangkan pada Access 2013 dan 2016 disebut "Long Text".
KETERANGAN: Pada tbl_Customer di atas, lebar field (field size) CustomerID = 20, CustomerName 150, Address 255, Telp 50, Fax 50, Email 50, Website 50, Kontak 50, Jabatan 50. Field Catatan = Long Text. Nama-nama field juga sebaiknya tidak mengandung spasi.
Selanjutnya buat table invoice sebagai berikut. Simpan dengan nama tbl_Invoice.
Pada tbl_Invoice, field InvoiceID yang berisi AutoNumber dijadikan primary key. (Untuk menentukan field sebagai primary key, klik pada field yang dimaksud, klik ikon kunci / primary key pada ribbon Design).
Field Nomor (untuk nomor invoice) bertipe Number, dengan lebar Integer. Untuk field Diskon dan Pajak, sebaiknya tipe data Currency (karena berkaitan dengan nilai uang).
Field Rujukan digunakan untuk menampung nomor referensi customer, misalnya nomor PO dsb. Lebarnya cukup 50 chars. Field Penandatangan dan Jabatan cukup 50 chars, sedangkan field Keterangan sebaiknya 255 chars (lebar maksimum untuk Short Text).
Selanjutnya buat table detail invoice seperti berikut ini. Simpan dengan nama tbl_Invoice_detail.
Pada table ini field RecID dengan tipe AutoNumber yang dijadikan primary key.
Field NomorUrut digunakan untuk mengatur urutan item pada invoice. Field KodeItem digunakan untuk menampung kode item atau kode barang, sedangkan field Deskripsi bisa digunakan untuk nama item atau nama barang atau deskripsi tagihan lainnya. Lebar field KodeItem cukup 20 chars (untuk field-field kode sebaiknya 20 chars agar cukup lebar dan bisa menampung barcode), sedangkan field Deskripsi kita batasi maksimum 150 chars. Untuk field Satuan cuakup 10 chars.
Field Qty sebaiknya bertipe Number dengan lebar Decimal. Precision adalah jumlah digit angka di depan koma plus di belakang koma plus 1 untuk koma. Jadi kalau Precision = 7 artinya angka di depan koma maksimum 9999 dan jumlah digit di belakang koma = 2. Scale adalah jumlah digit di belakang koma (yang disimpan). Decimal Places adalah jumlah angka di belakang koma yang ditampilkan.
Field Harga sebaiknya bertipe Currency karena merupakan nilai uang.
Field Keterangan kita sediakan untuk menambahkan keterangan lain yang diperlukan. Lebarnya cukup 50 chars.
Sampai di sini apakah semakin menarik, atau anda mulai pusing?
Pada artikel ini kita telah belajar sedikit tentang pembuatan dan perancangan database, menggunakan MS Access, dan mempersiapkan sebuah aplikasi. Ketiganya mempunyai bahasan sendiri walaupun saling terkait.
Tentang database, terdapat kaidah-kaidah yang harus dipatuhi, untuk pemakaian Access memerlukan pengetahuan dan keterampilan, sementara untuk pembuatan aplikasi perlu mengakomodasi keperluan-keperluan praktis agar aplikasi dapat memenuhi kebutuhan.
Membuat Relationship
Relationship bukan saja definisi hubungan antar table, namun juga digunakan untuk menjaga integritas database. Pada Access, Relationship bersifat opsional, bisa dibuat atau tidak, namun sebaiknya dibuat untuk mendapatkan manfaatnya.Untuk membuat Relationship, klik menu DATABASE TOOLS > Relationships. Tambahkan table-table yang ingin direlasikan, lalu buat hubungan relasinya. Untuk membuat relasi, klik dan seret (drag) field yang ingin direlasikan ke atas field pasangannya.
Pada relationship terdapat opsi untuk menjaga integritas database. Klik opsi "Enforce Referential Integrity".
Berikut ini relationships yang perlu dibuat:
Perhatikan opsi referential yang digunakan, karena beda maksud. Penjelasannya cukup panjang, dan mungkin sebaiknya dijelaskan secara tersendiri saja (atau anda bisa search tentang referential integrity pada Access).
Demikian 'training singkat' kali ini. Memang kesulitan menyampaikan secara tertulis, mudah-mudah anda bisa mengikutinya.
(Bersambung)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar