SULIT GA SIH BELAJAR ACCESS?

Oleh: Haer Talib

Kalau saya bilang: nggak sulit. Persoalan belajar kan urusan manusia sepanjang hayat, mulai dari lahir sampai mati. Belajar juga bisa dilakukan sendiri dengan mengamati, mencoba, dan berpikir. Tetapi belajar akan lebih cepat dan terarah jika ada yang memberi petunjuk. Itulah fungsinya guru. Kalau kita tidak tahu mau ngapain, atau menghadapi kesulitan, maka guru akan memberi petunjuk. Kita lantas tercerahkan: “Oh gitu…”

Fungsi Access

Access hanyalah sebuah software untuk mengelola database. Jika anda ingin menyimpan data secara database, maka anda menggunakan Access.

Apakah harus Access? Tentu tidak. Mungkin ada juga software yang lain, atau cara yang lain, namun sekarang ini coba saja menemukannya. Access adalah software database yang paling populer, lebih mudah didapatkan, dan lebih mudah digunakan.

Visual Basic atau VB misalnya, atau yang semacam itu, bukanlah tool untuk mengelola database, tetapi untuk membuat program aplikasi untuk --antara lain-- mengelola database. Kalau Access, bisa langsung digunakan untuk membuat database, menyimpan data, mengelola data, mengolah data menjadi informasi, dan juga menampilkan atau mempresentasikan data dan informasi. Dengan Access kita juga bisa membuat program aplikasi untuk mengelola database, sehingga sebagian pekerjaan bisa diotomatiskan atau dimudahkan.

Access vs Excel

Apakah tidak bisa menyimpan --misalnya-- data dengan Excel? Bisa saja. Sekarang, Microsoft Excel telah dilengkapi dengan kemampuan untuk menyimpan dan mengelola data layaknya software database, namun ‘aslinya’ Excel tetaplah software untuk membuat lembaran kerja, untuk hitung-hitungan, dan untuk menyajikan data/informasi dalam format yang diinginkan.

Pengelolaan database memerlukan tool sendiri yang sesuai dengan fungsinya, dan itulah Microsoft Access. Menggunakan Excel untuk menyimpan data dan mengelola database ibarat menggunakan pisau dapur untuk membabat rumput. Tentu saja bisa, namun berapa banyak rumput yang bisa dibabat dengan pisau dapur? Anda memerlukan alat khusus untuk membabat rumput agar produktivitas menjadi tinggi.

Lalu mengapa menggunakan Access tidak semudah menggunakan Excel?

Jika anda membuka Excel, anda bisa langsung bekerja pada sebuah worksheet baru, tanpa perlu membuat file dan menyimpannya terlebih dahulu. Setelah itu, anda pun bisa meninggalkan lembar kerja tanpa perlu menyimpannya, walaupun anda sudah mendapatkan hasil kerja yang diinginkan dan mencetaknya.

Pada Access, pertama anda harus membuat (dan menyimpan) file database terlebih dahulu (menentukan lokasi dan nama file), lalu membuat struktur table untuk menyimpan data, lalu membuat query untuk mengolah data, lalu membuat form atau report untuk mempresentasikan data/informasi. Tahapan-tahapan ini hendaknya terstruktur dan sistematis, mengikuti kaidah-kaidah database, dan sebagainya. Mungkin, hal inilah yang akhirnya dirasakan sulit dalam menggunakan Access. Ibarat membabat rumput tadi, jika anda menggunakan traktor atau mesin pembabat rumput, maka anda memang perlu mempelajari cara menggunakannya terlebih dahulu. Tidak seperti membabat rumput dengan pisau, dimana anda tinggal mengayunkan pisaunya saja.

Jadi bagaimana saya memulai?

Sebenarnya tergantung tujuan anda, apakah ingin membuat database, atau mengolah database yang sudah ada. Access bisa digunakan untuk membuat database. Access juga bisa digunakan untuk mengelola database yang sudah ada, walaupun database tersebut bukan dibuat dengan Access, seperti database SQL Server, MySQL, Oracle, dan lain-lain.

Teori Database

Jika anda ingin membuat database, persiapkan database yang ingin dibuat tersebut. Mau membuat database apa? Data apa saja yang perlu direkam?

Anda perlu membuat struktur databasenya. Para ahli sudah merumuskan konsep, teori, dan kaidah-kaidahnya yang tinggal kita ikuti (nggak perlu memikirkan sendiri). Nah, pada bagian inilah umumnya orang merasa alergi, yaitu kalau sudah disebutkan konsep, teori, dan kaidah. Merasa tidak praktis. Akhirnya membuat konsep sendiri yang pada ujungnya menjadi kesulitan karena tidak berdasarkan kajian/pemikiran yang matang. Membuat database dengan pola pikir lembar kerja seperti di Excel, ibarat orang yang membawa mobil dengan cara sepeda motor. Seharusnya caranya berbeda, atau sedikit berbeda :)

Di dalam kelas training, saya selalu menganjurkan teman-teman peserta untuk tidak membuka komputer terlebih dahulu ketika merancang database. Gunakan kertas, tuliskan struktur data yang ingin disimpan. Lalu pilah-pilah, DAN… ikuti aturan atau kaidah dalam membuat database :)

Apa aja sih aturan dan kaidah database itu? Penasaran? Mulailah searching di Internet, atau beli buku teori database. Ini penting.
Sebenarnya sama saja sih kalau anda menggunakan Excel juga. Anda perlu tahu anda ingin membuat apa dengan Excel. Kalau anda ingin membuat business plan, atau production plan, maka anda harus tahu itu dulu baru membuka Excel dan mengerjakannya.

Mengelola Database

Dalam hal databasenya sudah ada, maka anda bisa langsung membuka Access, lalu melakukan koneksi ke database tersebut. Untuk melakukan koneksi, anda perlu tahu databasenya dimana, apakah memerlukan username dan password untuk login, dan hak/permission apa yang diberikan kepada anda.

Wow, kenapa menjadi makin sulit ya kedengarannya?

Jika sampai di sini anda merasa akan menghadapi kesulitan atau kerumitan, mungkin sebaiknya anda menyerahkan urusan database ini kepada orang yang tertantang saja. Anda mungkin lebih baik memikirkan bisnisnya dan menghasilkan uang untuk membayar ‘orang database’. Namun jika anda tertantang --“orang lain bisa kenapa saya nggak”-- maka pikirkanlah apa tujuan anda membuat database. Tahapannya bisa seperti ini:

1. Database apa yang ingin dibuat? Jawabannya misal: Database Produksi.
2. Data apa saja yang ingin disimpan? Jawabannya misal: Daftar Barang, Daftar Bahan, Data kegiatan Produksi, dan lain-lain.
3. Apa saja sih item data barang? Jawabannya misal: Kode Barang, Nama Barang, Warna, dan lain-lain.

Teruskan hingga anda mempunyai daftar data yang ingin disimpan, lalu kelompokkan menjadi entitas-entitas.

Selanjutnya: buka Access, buat sebuah file database, lalu mulailah membuat table. Setiap entitas dibuat dalam satu table. Pada tahap ini, yang anda pikirkan adalah bagaimana menyimpan data. Ikuti aturan/kaidah, misalnya simpanlah hanya data saja, karena hasil kalkulasi selalu bisa dibuat kemudian saat dibutuhkan. Tidak boleh menyimpan data yang sama berulang-ulang. Jika ada data yang berulang, maka harus dipisahkan ke table sendiri, dan seterusnya.

Jadi, kesimpulannya, belajar Access nya tidak sulit.

Mungkin yang disebut sulit adalah belajar databasenya. Jika anda memang ingin membuat database, maka pelajarilah database. Access akan menjadi tool anda dalam membuat dan mengelola database.

Well, saya paham. Tetapi bagaimana saya menggunakan tool Access ini?

Di dalam dunia database, khususnya Access, dikenal 6 macam objek, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro, dan Module.

Data disimpan pada objek Table.
Query adalah cara untuk menarik data dan mengolah data.
Form adalah objek untuk menampilkan data, atau untuk memasukkan data ke dalam table (bisa juga sebagai tampilan visual program aplikasi).
Report adalah bentuk tampilan data/informasi khususnya untuk dicetak.
Macro adalah perintah-perintah untuk melakukan sesuatu tanpa membuat kode program.
Module adalah kode program.

Jika anda membuat database, anda hanya perlu objek table. Jika anda ingin mengelola database (misal database sudah ada) maka anda perlu objek Query. Anda mungkin saja tidak memerlukan Form, Report, Macro, dan Module.

Kelebihan menggunakan Access adalah anda bisa membuat semua objek dengan mudah, pada satu tempat, hanya dalam satu file. File database Access bisa dibawa kemana-mana dan dibuka di komputer mana saja yang ada Accessnya (sesuai versi)

Okay, tetapi saya belum bisa juga.

Kalau demikian, anda memang membutuhkan petunjuk secara langsung dari seorang guru!
(Saya tidak bilang anda perlu ikut training, ntar dikira promosi RumahAccess lagi.. hehehe :)).