Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel Belajar MS Access (2).
Sampai tahap ini anda sudah membuat tiga buat table, yaitu: tbl_Customer, tbl_Invoice, dan tbl_Invoice_detail. Ketiga table tersebut juga sudah dihubungkan dalam Relationships.
Sekarang, anda sudah bisa memasukkan data Customer.
Buka file database Invoice.accdb yang sudah anda buat pada latihan sebelumnya.
Klik-ganda (double-click) tbl_Customer pada Navigation Pane (di sebelah kiri). Cara ini akan membuka table ke dalam Datasheet view. Di sini anda sudah bisa memasukkan data.
Menampilkan dan Menyembunyikan Kolom
Pada tampilan Datasheet di atas, anda bisa menyembunyikan kolom RecID dan RecTime karena keduanya akan diisi otomatis oleh Access. Kedua field ini akan digunakan pada kesempatan lain jika sudah diperlukan.
Untuk menyembunyikan kolom, pilih kolom tersebut (bisa langsung beberapa kolom) dengan klik pada judul kolom (column header). Klik-kanan (right-click) pada salah satu kolom yang terpilih, klik “Hide Fields” pada menu yang muncul.
Cara lain untuk menyembunyikan kolom adalah: klik-kanan pada salah satu judul kolom, klik “Unhide Fields” pada menu yang muncul. Dengan cara ini anda bisa memilih (centang) kolom yang ditampilkan dan menghilangkan tanda centang pada kolom yang tidak ditampilkan.
Lebar kolom pada Datasheet bisa dibesar-kecilkan. Kolom juga bisa dipindahkan dengan menyeretnya (drag) ke posisi yang diinginkan. Untuk menyimpan tata letak dan lebar kolom, tekan Ctrl+S atau klik ikon disket pada pojok kiri atas jendela Access.
Memasukkan dan Mengelola Data
Isilah data Customer yang anda miliki, yang akan dikirimi Invoice. Ingat, dalam latihan database, semakin banyak data akan semakin baik. Jangan malas memasukkan data, karena kita sedang membuat aplikasi database.
Datasheet adalah fasilitas yang disediakan Microsoft Access untuk mengelola data, termasuk: memasukkan data, mengedit data, menghapus data, mengurutkan data, memfilter data, dan mencari data. Kita tidak harus membuat sendiri fasilitas untuk mengelola data, bisa langsung menggunakan Datasheet. Jadi, MS Access adalah aplikasi untuk menyimpan dan mengelola database! Tidak harus membuat objek apapun selain table untuk menampung data!
Untuk memasukkan data, selalu dilakukan pada baris terakhir yang kosong. Jika data sudah banyak dan anda malas untuk scroll ke bawah, tekan Ctrl+End untuk menuju ke record (baris) terakhir, atau langsung menekan Ctrl+= untuk menuju record baru. Bisa juga mengklik tombol navigasi yang berada pada bagian bawah Datasheet.
Untuk mengedit data, bisa dilakukan secara langsung di dalam Datasheet.
Untuk menghapus record, pilih record dengan mengklik record selector (ujung kiri) lalu tekan Delete pada keyboard. Bisa juga klik-kanan pada record selector dan pilih “Delete Record”, atau bisa juga dengan menekan Ctrl+-.
Untuk mengurutkan data, klik tanda panah pada judul kolom yang ingin dijadikan kunci pengurutan, lalu pilih jenis pengurutan.
Untuk memfilter data, klik tanda panah pada judul kolom yang ingin dijadikan kunci filter, lalu centang data yang ingin ditampilkan.
Untuk mencari data, ketik potongan teks yang dicari pada kotak Search di sebelah Navigation Buttons. Cara lain adalah dengan Ctrl+F (Find) yang khas Microsoft Office.
Jika cara pengelolaan data di atas terasa kurang ‘sakti’, maka itu pertandanya anda membutuhkan Query. Jika anda merasa kurang enak dengan tampilan Datasheet, maka itu artinya anda membutuhkan Form.
Mengcopy Data dari/ke Excel
Sebagai salah satu aplikasi dari Microsoft Office, Microsoft Access juga mendukung copy paste data dari dan ke Microsoft Excel. Kita bisa mengcopy data dari Microsoft Excel asalkan jumlah dan urutan kolom yang dicopy sama antara Microsoft Excel dan Datasheet. Aturlah urutan kolom yang ingin dicopy pada excel. Kolom yang tidak termasuk dicopy harus dihapus dulu, bukan di-hide karena kolom yang di-hide juga akan ikut dicopy.
Pada Datasheet Access, urutkan letak kolom sesuai kolom pada Excel. Klik record selector pada record baru, lalu tekan Ctrl+V (paste).
Hal yang perlu diperhatikan agar copy-paste berhasil adalah kesesuaian jenis data pada kolom-kolom yang dicopy. Jika data pada Excel mengandung teks, tidak bisa dipaste pada kolom Number. Jadi sebelum melakukan copy data dari Excel, usahakan “membersihkan” data dulu. Kolom tanggal hendaknya hanya berisi tanggal atau kosong, dan kolom angka hendaknya hanya berisi angka atau kosong. Sebaiknya, ubah format pada Excel menjadi General agar tampilan data sama seperti data aslinya. Format Comma pada Excel akan mengubah 0 menjadi - dan hal ini tidak bisa dipaste ke kolom angka pada Access.
Jika yang dicopy adalah data master yang mengandung primary key, pastikan kolom primary key mengandung data yang unik (tidak duplicate).
Untuk mengcopy data dari Access ke Excel lebih mudah karena data dalam database sudah teratur dan sesuai jenis data. Seleksi data yang ingin dicopy pada Datasheet, lalu tekan Ctrl+C (Copy). Pindah ke Excel, lalu tekan Ctrl+V (Paste).
(Bersambung)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar